Nhiều người làm trợ lý từ xa khi được khách hàng hỏi đến chuyện phí dịch vụ là thấy lúng túng. Họ không biết nên báo giá thế nào, không biết mình đang tính cao hay thấp, không biết việc này nên tính theo giờ hay theo tháng, cũng không biết nếu khách hàng hỏi lại vì sao em tính như vậy thì mình sẽ trả lời ra sao…
Thế là nhiều người chọn cách quen thuộc: nhìn người khác báo bao nhiêu thì báo theo. Hoặc ước chừng con số nào đó cho xong. Hay tệ hơn, là nhận làm trước rồi tính tiền sau. Cách đó có thể giúp bạn vượt qua một lần báo giá. Nhưng về lâu dài, nó khiến công việc dễ rơi vào tình trạng càng làm càng mệt mỏi.
Bạn không rõ mình đang bán cái gì.
Khách hàng không rõ họ đang trả tiền cho điều gì.
Khối lượng công việc tăng lên nhưng mức phí không thay đổi.
Cuối cùng, cả hai bên đều thấy không thật sự thoải mái.
Nên nếu muốn làm nghề này nghiêm túc hơn, bạn sẽ sớm phải học: học cách tính thù lao rõ ràng cho công việc của mình.
Trước khi chọn cách tính, hãy tìm ra mức giá giờ tối thiểu của mình
Nhiều người mới thường băn khoăn: em nên tính giá theo giờ, theo gói hay theo tháng? Nhưng thực ra, trước đó, còn một câu khác quan trọng hơn: Mỗi giờ làm việc của mình ít nhất cần đáng giá bao nhiêu để công việc này có ý nghĩa về thu nhập?
Nếu chưa trả lời được câu này, bạn sẽ rất dễ:
- Báo giá thấp hơn mức mình cần
- Làm nhiều nhưng không đủ tiền
- Hoặc báo giá theo cảm tính mà không biết vì sao mình đưa ra con số đó
Nói đơn giản, trước khi chọn cách tính tiền, bạn cần biết mức giá sàn của mình.
Công thức tính giá theo giờ đơn giản cho người mới bắt đầu
Cách mình đang hướng dẫn các bạn là công thức khá dễ áp dụng, nhất là với người mới:
Bước 1: Tính chi phí tối thiểu cần có
Đây là số tiền bạn cần để sống hoặc số tiền tối thiểu bạn muốn nghề này mang về cho mình mỗi tháng.
Bước 2: Tính số giờ làm việc thực tế trong tháng
Không phải số giờ lý tưởng, mà là số giờ bạn thực sự có thể làm.
Bước 3: Tính giá giờ tối thiểu
Lấy số tiền cần có chia cho số giờ làm việc thực tế.
Bước 4: Cộng thêm 30–50% cho lợi nhuận và phát triển
Phần này không chỉ là lợi nhuận. Nó còn là khoảng đệm cho thời gian phát sinh, thời gian học thêm, thời gian chỉnh sửa, thời gian bạn lớn lên trong nghề…
Bước 5: So sánh với thị trường và điều chỉnh
Sau khi có con số từ công thức, bạn nhìn thêm mặt bằng chung ngoài thị trường để điều chỉnh cho phù hợp với giai đoạn của mình.
Ví dụ cụ thể để tìm ra mức giá theo giờ
Ví dụ bạn là trợ lý từ xa mới bắt đầu. Hiện tại, bạn chưa cần nghề này gánh toàn bộ chi phí sống, mà chỉ cần nó mang về 4 triệu đồng mỗi tháng như mức thu nhập khởi điểm ban đầu. Tiếp theo, bạn nhìn lại quỹ thời gian thực tế của mình. Ví dụ bạn có thể làm:
- 20 ngày mỗi tháng
- 4 giờ mỗi ngày
Tổng thời gian làm việc thực tế là: 20 ngày x 4 giờ = 80 giờ mỗi tháng
Lúc này, giá giờ tối thiểu của bạn sẽ là: 4.000.000 ÷ 80 = 50.000 đồng/giờ
Nhưng 50.000 đồng/giờ mới chỉ là mức tối thiểu để chạm được con số 4 triệu. Nó chưa tính đến chuyện phát sinh, thời gian học thêm, thời gian nghỉ, độ hao hụt trong công việc, hay chuyện bạn cần có phần dư để còn phát triển… Nên mình cộng thêm khoảng 30–50% nữa:
- 50.000 x 1,3 = 65.000 đồng/giờ
- 50.000 x 1,5 = 75.000 đồng/giờ
Làm tròn và so với mặt bằng thực tế, mức giá giờ khởi điểm có thể rơi vào khoảng: 60.000 – 80.000 đồng/giờ. Đây là khoảng giá khá sát với thực tế của nhiều bạn mới bắt đầu. Điều quan trọng là: con số này không phải giá trần, mà là mức giá sàn để bạn không báo thấp hơn nhu cầu tối thiểu của mình.
Vì sao nên tìm giá theo giờ mức sàn trước, kể cả khi bạn không định tính theo giờ?
Kể cả khi sau này bạn tính theo gói hay theo tháng, bạn vẫn nên biết giá giờ mức sàn của mình. Vì sao? Vì nếu không có mức sàn này, bạn sẽ khó biết:
- Gói mình đang báo có quá thấp không
- Mức giá theo tháng có đang khiến mình làm quá nhiều không
- Phần việc phát sinh có đang ăn vào thời gian của mình mà không được tính đủ không
Nói cách khác, giá theo giờ mức sàn giống như một cột mốc để bạn tự kiểm tra lại mọi cách tính thù lao khác. Bạn có thể không báo giá theo giờ với khách hàng, nhưng bản thân bạn vẫn nên biết mỗi giờ làm việc của mình tối thiểu cần đáng giá bao nhiêu.
Sau khi có giá theo giờ mức sàn, mình mới chọn cách tính thù lao phù hợp
Khi đã có mức giá theo giờ tương đối rõ ràng, lúc này bạn mới dễ chọn giữa ba cách tính phổ biến nhất: Theo giờ, theo gói hoặc theo tháng
Mỗi cách đều có điểm phù hợp riêng. Không có cách nào đúng cho tất cả. Quan trọng là bạn hiểu khi nào nên dùng cách nào.
Cách 1: Tính thù lao theo giờ
Đây là cách nhiều người mới nghĩ đến đầu tiên, vì nghe khá dễ hiểu. Bạn làm bao nhiêu giờ thì tính tiền bấy nhiêu giờ. Khách hàng cũng dễ hình dung và bạn cũng thấy rõ mình đang bỏ ra bao nhiêu thời gian cho công việc.
Cách tính theo giờ thường phù hợp với những trường hợp như:
- Công việc chưa ổn định
- Khối lượng việc thay đổi liên tục
- Hai bên mới bắt đầu làm việc với nhau
- Khách hàng chưa muốn cam kết dài hơn
- Bạn đang cần cách tính dễ hiểu để bắt đầu
Điểm thuận lợi của cách tính này là rõ ràng và dễ theo dõi. Nhưng nó cũng có vài điểm cần để ý như sau:
Thứ nhất, khách hàng dễ tập trung quá nhiều vào số giờ, thay vì giá trị công việc.
Thứ hai, nếu bạn đã làm quen việc và ngày càng làm nhanh hơn, cách tính theo giờ có thể khiến bạn bị thiệt.
Thứ ba, nếu không thống nhất kỹ, sẽ dễ phát sinh câu hỏi như:
- Giờ nào được tính
- Thời gian trao đổi có tính không
- Thời gian sửa lại có tính không
- Việc phát sinh thêm thì xử lý thế nào
Nên nếu chọn cách tính theo giờ, bạn cần làm rõ:
- Mức phí cho một giờ là bao nhiêu
- Phạm vi công việc là gì
- Mỗi tuần hoặc mỗi tháng dự kiến khoảng bao nhiêu giờ
- Nếu vượt số giờ dự kiến thì tính thế nào
Cách 2: Tính thù lao theo gói
Tính theo gói nghĩa là bạn không tính trực tiếp trên số giờ, mà tính trên một nhóm đầu việc hoặc một kết quả công việc cụ thể. Ví dụ:
- Gói hỗ trợ đăng bài trong một tháng
- Gói chăm sóc học viên cho một chương trình
- Gói xử lý email và lịch làm việc hàng tuần
- Gói tổng hợp tài liệu, sắp xếp drive và đặt lịch họp
Tức là khách hàng mua một phần hỗ trợ rõ ràng, với phạm vi công việc cụ thể, thay vì chỉ mua thời gian của bạn. Cách tính này thường hợp khi:
- Bạn đã hiểu khá rõ đầu việc mình đang làm
- Công việc có thể gọi tên tương đối rõ
- Bạn có khả năng ước lượng khối lượng việc
- Khách hàng cần một gói hỗ trợ có ranh giới cụ thể
Điểm mạnh của tính theo gói là bạn bắt đầu chuyển từ bán thời gian sang bán một phần giá trị công việc rõ ràng hơn. Khách hàng biết họ đang mua cái gì. Bạn cũng biết mình đang cung cấp cái gì. Hai bên dễ thống nhất hơn về phạm vi công việc.
Tuy nhiên, tính theo gói đòi hỏi bạn phải mô tả công việc đủ rõ. Nếu gói bán ra quá mơ hồ, rất dễ xảy ra chuyện khách hàng nghĩ phạm vi rộng hơn nhiều so với những gì bạn đang dự tính. Nên khi báo giá theo gói, bạn cần nói rõ:
- Gói này gồm những đầu việc gì
- Tần suất thực hiện ra sao
- Kéo dài trong bao lâu
- Có bao nhiêu lần chỉnh sửa hoặc cập nhật nếu có
- Việc gì nằm ngoài gói
Cách 3: Tính thù lao theo tháng
Đây là cách tính khá phổ biến khi trợ lý từ xa đã làm việc ổn định với một khách hàng trong khoảng thời gian đủ dài. Thay vì tính từng giờ hay từng đầu việc lẻ, hai bên thống nhất một mức phí theo tháng cho phạm vi hỗ trợ nhất định. Ví dụ, khách hàng cần bạn đồng hành đều đặn để hỗ trợ:
- Sắp xếp công việc
- Theo dõi tiến độ
- Xử lý lịch
- Phối hợp với đội nhóm
- Tổng hợp báo cáo
- Nhắc việc
- Làm các phần việc hành chính hoặc vận hành phát sinh trong phạm vi đã thống nhất
Lúc này, tính theo tháng phù hợp hơn vì công việc đã có tính đều đặn, có nhịp phối hợp rõ hơn, và cả hai bên đều cần sự ổn định. Điểm mạnh của cách tính theo tháng là:
- Thu nhập của bạn ổn định hơn
- Khách hàng dễ lên kế hoạch chi phí hơn
- Hai bên có xu hướng đồng hành lâu hơn
- Bạn đỡ mất công tính toán từng đầu việc lẻ tẻ
Nhưng đây cũng là cách khiến nhiều người bị quá tải nếu không làm rõ phạm vi công việc từ đầu.
Vì khi đã tính theo tháng, khách hàng có thể nghĩ rằng mọi việc phát sinh trong tháng đều nằm trong khoản đó. Nếu bạn không nói rõ giới hạn, rất dễ rơi vào trạng thái làm thêm việc mà mức phí vẫn đứng yên. Nên nếu chọn cách tính theo tháng, bạn càng cần thống nhất kỹ:
- Phạm vi công việc chính
- Thời lượng hoặc mức độ hỗ trợ dự kiến
- Khung thời gian làm việc
- Việc gì là phát sinh ngoài thỏa thuận
- Cách xử lý nếu khối lượng việc tăng nhiều hơn ban đầu
Từ mức giá theo giờ mức sàn, quy ra giá theo gói hoặc theo tháng như thế nào?
Đây là điều mà nhiều người mới chưa biết cách giải quyết. Thực ra, sau khi có mức giá theo giờ, bạn có thể quy đổi khá đơn giản.
Với giá theo gói
Bạn ước lượng gói đó thường mất khoảng bao nhiêu giờ làm việc thực tế, rồi nhân với giá theo giờ của mình. Sau đó cộng thêm phần trách nhiệm, độ phức tạp hoặc phần phát sinh hợp lý. Ví dụ: Một gói hỗ trợ nhỏ mất khoảng 10 giờ mỗi tháng thì giá theo giờ của bạn là 70.000 đồng/giờ
Thì mức giá sàn ban đầu có thể là: 10 x 70.000 = 700.000 đồng
Sau đó bạn nhìn thêm:
- Gói này có cần theo sát nhiều không
- Có nhiều trao đổi không
- Có nhiều đầu việc lắt nhắt không
- Có phải phối hợp với nhiều bên không
Từ đó điều chỉnh lên cho hợp lý.
Với giá theo tháng
Bạn cũng làm tương tự, nhưng nhìn theo tổng quỹ thời gian và mức độ đồng hành. Ví dụ: một khách hàng cần bạn hỗ trợ khoảng 40 giờ mỗi tháng thì giá theo giờ của bạn là 70.000 đồng/giờ
Thì mức giá sàn ban đầu là: 40 x 70.000 = 2.800.000 đồng/tháng
Từ đây, bạn điều chỉnh thêm dựa vào:
- Trách nhiệm công việc
- Mức độ linh hoạt khách yêu cầu
- Việc có phát sinh thường xuyên không
- Mức độ chủ động mà vai trò này cần có
Như vậy, dù báo giá theo gói hay theo tháng, bạn vẫn không bị mơ hồ vì đã có một mốc để dựa vào.
Vậy nên chọn cách tính nào?
Câu trả lời là: hãy chọn cách tính bám sát với loại công việc và giai đoạn làm nghề của bạn.
Nếu bạn đang mới bắt đầu, công việc còn nhỏ lẻ, chưa ổn định, chưa đủ dữ liệu để ước lượng khối lượng việc, thì tính theo giờ thường là cách dễ bắt đầu hơn.
Nếu bạn đã làm một số đầu việc quen thuộc, có thể gọi tên công việc rõ ràng hơn, muốn báo giá gọn hơn cho khách hàng, thì tính theo gói là một bước tiến hợp lý.
Nếu bạn đã có khách hàng làm việc đều, công việc lặp lại theo tháng, hai bên cần một nhịp hỗ trợ ổn định hơn, thì tính theo tháng sẽ phù hợp hơn.
Nói ngắn gọn hơn:
- Theo giờ: hợp khi việc còn linh hoạt, ngắn hạn, chưa ổn định
- Theo gói: hợp khi đầu việc đã tương đối rõ và có thể đóng gói
- Theo tháng: hợp khi công việc có tính đồng hành và ổn định hơn
Sai lầm phổ biến khi tính thù lao cho trợ lý từ xa
Có một vài sai lầm khá thường gặp ở giai đoạn đầu.
Thứ nhất là tính giá quá cảm tính.
Thấy khách hàng có vẻ dễ thương thì báo thấp đi một chút. Thấy mình còn mới nên tự hạ thấp công sức của mình, hoặc đơn giản là báo theo cảm giác cho xong.
Thứ hai là không có mức giá sàn cho riêng mình.
Đây là lý do khiến nhiều bạn báo giá thấp hơn cả nhu cầu tối thiểu mà không nhận ra.
Thứ ba là không làm rõ phạm vi công việc.
Khi phạm vi việc mơ hồ, mức phí nào cũng dễ trở nên bất hợp lý.
Thứ tư là sợ nói về tiền.
Nhiều người thấy ngại khi phải trao đổi chuyện phí dịch vụ. Nhưng nếu không nói rõ từ đầu, chính bạn sẽ là người mệt mỏi về sau.
Thứ năm là giữ mãi một cách tính dù công việc đã thay đổi.
Lúc đầu tính theo giờ có thể hợp. Nhưng khi công việc đã ổn định hơn, bạn có thể cần chuyển sang theo gói hoặc theo tháng để phản ánh đúng hơn cách hai bên đang làm việc.
Nếu đang là người mới, bạn nên bắt đầu như thế nào?
Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu, có lẽ chưa cần ép mình phải có ngay một bảng giá thật hoàn hảo. Điều quan trọng hơn là:
- Tính ra mức giá giờ tối thiểu của mình
- Hiểu rõ mình đang làm loại việc gì
- Chọn một cách tính dễ bắt đầu
- Tập nói rõ phạm vi công việc
- Tập theo dõi khối lượng việc thực tế
- Sau mỗi lần làm, nhìn lại xem cách tính đó đã hợp lý chưa
Bạn có thể bắt đầu từ những câu hỏi đơn giản:
Việc này là ngắn hạn hay dài hạn?
Khối lượng việc có đều không?
Mình đang bán thời gian hay bán một phần hỗ trợ rõ ràng?
Khách hàng cần mình đồng hành hay chỉ cần xử lý một việc cụ thể?
Nếu công việc tăng thêm, mình có cách nào điều chỉnh rõ ràng không?
Trả lời được những câu hỏi đó, bạn sẽ chọn được cách tính bám sát hơn với công việc thực tế của mình.
Tính thù lao rõ ràng cũng là một phần của sự chuyên nghiệp
Nhiều người nghĩ chuyên nghiệp là làm việc nhanh, biết nhiều công cụ, phản hồi sớm, làm file gọn gàng. Những điều đó đều đúng. Nhưng còn một phần nữa cũng quan trọng không kém, đó là biết gọi tên công việc của mình và tính thù lao một cách rõ ràng. Vì khi bạn nói rõ được:
- Mình đang hỗ trợ phần nào
- Cách tính ra sao
- Phạm vi việc là gì
- Khi nào cần điều chỉnh
Thì khách hàng cũng dễ tin tưởng hơn. Họ không phải đoán bạn đang tính tiền theo cách nào. Bạn cũng không phải loay hoay mỗi lần nhắc đến chuyện phí dịch vụ và cả hai bên đều có nền tảng ban đầu rõ ràng để làm việc cùng nhau.
Nghề trợ lý từ xa không chỉ là làm tốt công việc được giao. Nó còn là học cách làm nghề một cách rõ ràng, có ranh giới và vững vàng hơn theo thời gian. Và chuyện tính thù lao chính là một phần trong đó.
Bạn không cần chọn đúng ngay từ lần đầu tiên. Nhưng bạn cần bắt đầu nhìn chuyện này nghiêm túc hơn. Vì khi cách tính tiền đã rõ, công việc cũng sẽ dễ đi vào guồng hơn.
Khi công việc vào guồng hơn, bạn sẽ đỡ mệt hơn. Và khi đỡ mệt hơn, con đường đi lâu dài với nghề này cũng sẽ rộng mở hơn.
