Khi nghe đến chuyện xây dựng mối quan hệ để có khách hàng, nhiều người mới làm trợ lý từ xa sẽ thấy hơi ngại.
Ngại vì cảm giác từ này nghe to quá.
Ngại vì nghĩ mình không khéo giao tiếp.
Ngại vì sợ phải xã giao nhiều.
Ngại vì thấy bản thân không phải kiểu người quen biết rộng, nói chuyện giỏi hay đi đâu cũng kết nối được.
Thế là rất dễ nghĩ rằng chuyện xây quan hệ chắc hợp với người hướng ngoại hơn, còn mình thì chỉ nên tập trung làm chuyên môn thôi.
Nhưng thực ra, mối quan hệ trong công việc không nhất thiết phải bắt đầu bằng sự thân thiết. Nó thường bắt đầu bằng việc người khác nhìn thấy được bạn là ai, thấy bạn xuất hiện như thế nào, và dần có cảm giác bạn là người có thể làm việc cùng được.
Nói cách khác, xây dựng mối quan hệ trong nghề không phải là làm quen thật nhiều người. Mà là tạo ra sự hiện diện đủ tốt với đúng người nhằm xây dựng niềm tin và thiện cảm.
Mối quan hệ nghề nghiệp không giống quan hệ cá nhân
Nhiều người nghe “xây quan hệ” là hình dung đến việc phải cố gắng tạo sự thân thiết, phải nói chuyện nhiều, phải thường xuyên qua lại, phải khéo léo như kiểu quan hệ ngoài đời.
Nhưng trong công việc, đặc biệt là làm việc từ xa, mối quan hệ nghề nghiệp thường thực tế hơn nhiều.
Nó có thể bắt đầu từ:
- Một lần bạn comment đúng điều người khác đang quan tâm
- Một lần bạn phản hồi thật chỉn chu
- Một lần bạn chia sẻ điều gì đó hữu ích
- Một lần bạn chủ động trao đổi mà không khiến người khác cảm thấy bị làm phiền
- Một lần bạn làm tốt một việc nhỏ
Không cần phải thân thiết ngay, cũng không cần phải nói chuyện thật nhiều. Chỉ cần người khác bắt đầu thấy bạn là người nghiêm túc, dễ chịu và “có ích” trong bối cảnh phù hợp là đã đủ để tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu rồi.
Nếu chỉ chờ có quan hệ rồi mới tìm khách, bạn sẽ rất lâu mới bắt đầu
Nhiều người nghĩ theo kiểu này:
- Khi nào quen được nhiều người hơn thì em mới dễ có khách
- Khi nào em xây được network rồi em mới bắt đầu tiếp cận
- Khi nào người khác biết em nhiều hơn rồi em mới tự tin
Nghe qua có vẻ hợp lý. Nhưng nếu cứ chờ như vậy, có thể bạn sẽ phải chờ rất lâu đó.
Vì mối quan hệ đâu tự nhiên mà có. Nó được tạo ra trong lúc mình bắt đầu đi ra ngoài, quan sát, xuất hiện, tương tác, trao đổi và làm việc.
Vậy nên người mới hãy thử nhìn câu chuyện này theo cách khác:
Mình không cần có sẵn mối quan hệ rồi mới đi tìm khách. Chính quá trình tìm khách và hiện diện đúng, là lúc mình dần xây dựng được những mối quan hệ chất lượng.
Xây mối quan hệ không bắt đầu bằng “xin xỏ”, mà bắt đầu bằng quan sát
Đây là bước nhiều người thường dễ bỏ qua.
Vì muốn có kết nối nhanh, có người sẽ vào một cộng đồng hoặc theo dõi một vài khách hàng tiềm năng rồi nhắn luôn, giới thiệu luôn, mở lời luôn.
Nhưng nếu chưa quan sát gì, chưa hiểu gì, thì rất khó tạo được cảm giác dễ chịu và sự đón nhận tích cực từ khách hàng.
Trước khi muốn kết nối với ai đó, bạn nên dành thời gian quan sát:
- Họ đang làm lĩnh vực gì
- Họ thường chia sẻ về điều gì
- Họ đang cảm thấy bận rộn, rối ren ở những phần công việc nào
- Họ đang gặp vấn đề gì lặp đi lặp lại
- Cách họ nói chuyện, làm việc, đăng bài có điểm gì đặc trưng
Việc quan sát này rất quan trọng. Vì nó giúp bạn hiểu người đó đầy đủ hơn, đồng thời cũng giúp bạn biết mình có thật sự phù hợp để kết nối sâu với họ hơn hay không.
Không phải ai cũng là người mình cần cố gắng xây dựng quan hệ. Càng là người mới, bạn càng nên chọn lọc kĩ lưỡng từ đầu.
Hãy bắt đầu từ những tương tác nhỏ nhưng có chất lượng
Người mới thường nghĩ phải thể hiện điều gì đó “đáng kể” thì người khác mới nhớ tới mình. Nhưng thực tế thì không hẳn vậy.
Rất nhiều kết nối tốt bắt đầu từ những thứ rất nhỏ:
- Một bình luận có suy nghĩ
- Một câu hỏi đúng chỗ
- Một lời phản hồi lịch sự và rõ ràng
- Một lần chia sẻ đúng chủ đề người kia đang quan tâm
- Một lần góp ý hoặc hỗ trợ nhỏ nhưng có ích
Điều quan trọng không phải là tương tác nhiều đến đâu. Mà là tương tác đó có khiến người khác thấy bạn là người có quan tâm, có để ý, có chất lượng hay không.
Một người comment vừa đủ nhưng tinh tế, có giá trị, thường được nhớ đến hơn là người xuất hiện liên tục nhưng “mờ nhạt”.
Người mới nên xuất hiện ở đâu để dễ xây quan hệ hơn?
Nếu đang làm trợ lý từ xa, bạn không cần xuất hiện ở khắp nơi. Hãy chọn những nơi có khả năng gặp đúng người hơn.
Ví dụ:
- Cộng đồng của trainer
- Cộng đồng chủ doanh nghiệp nhỏ
- Cộng đồng người bán dịch vụ chuyên môn
- Cộng đồng người làm thương hiệu cá nhân
- Những nơi người ta thường chia sẻ về vận hành, nội dung, quản lý công việc, lớp học, học viên, khách hàng
Khi ở trong đúng môi trường, những tương tác của bạn mới có khả năng trở thành quan hệ nghề nghiệp.
Còn nếu xuất hiện ở quá nhiều nơi không liên quan, bạn sẽ nhanh kiệt sức mà hiệu quả lại không rõ ràng.
Xây quan hệ để có khách không có nghĩa là kết thân với tất cả mọi người
Đây là chỗ nhiều người dễ hiểu sai.
Họ nghĩ phải hoạt bát hơn, nói chuyện nhiều hơn, chủ động hơn với thật nhiều người. Nhưng càng cố như vậy lại càng mệt và dễ bị gượng.
Thực ra, bạn không cần rất nhiều mối quan hệ. Bạn chỉ cần một vài kết nối phù hợp, đủ tốt, đủ tin cậy.
Ví dụ:
- Một người trong cộng đồng biết bạn làm gì
- Một khách hàng cũ thấy bạn làm việc ổn
- Một người từng trao đổi với bạn cảm thấy bạn dễ phối hợp
- Một người thấy bạn xuất hiện đều và có ích nên nhớ đến bạn
Chỉ vài kết nối như vậy thôi cũng có thể mở ra rất nhiều cơ hội sau này.
Thứ khiến mối quan hệ nghề nghiệp bền hơn thường là sự nhất quán
Có người xuất hiện một thời gian rất rầm rộ rồi biến mất. Có người lúc đầu nói chuyện rất nhiệt tình nhưng sau đó không còn dấu hiệu gì. Có người hôm nay tỏ ra rất quan tâm, mai lại mất hút.
Cách hiện diện như vậy rất khó tạo niềm tin.
Ngược lại, người xuất hiện đều đặn, giao tiếp nhất quán, giữ được thái độ ổn định thường dễ làm người khác yên tâm hơn nhiều.
Sự nhất quán ở đây có thể rất đơn giản:
- Bạn có mặt đều trong một vài cộng đồng
- Bạn giữ giọng điệu rõ ràng và tử tế
- Bạn phản hồi khi cần
- Bạn không phải lúc nào cũng có mặt, nhưng khi đã xuất hiện thì mang lại giá trị
Mối quan hệ nghề nghiệp thường lớn lên nhờ cảm giác “người này ổn định” hơn là cảm giác “người này rất nổi bật”.
Đừng chỉ nghĩ đến chuyện được giúp, hãy nghĩ đến chuyện mình có thể đóng góp gì
Một lỗi khá phổ biến là khi bước vào một môi trường mới, người mới thường chỉ nghĩ:
- Ở đây ai có thể giới thiệu việc cho mình?
- Ai có thể cho mình cơ hội?
- Ai có thể giúp mình có khách?
Cách nghĩ này khiến mình vô tình nhìn mọi kết nối như một cái cầu để đi tới lợi ích cho bản thân. Điều đó không phải lúc nào cũng lộ ra ngoài, nhưng người khác thường cảm nhận được.
Ngược lại, nếu bạn bước vào với câu hỏi:
- Ở đây mọi người đang cần điều gì?
- Mình có thể hiểu thêm gì về họ?
- Mình có thể đóng góp một điều gì nhỏ nhưng có ích không?
thì cách bạn hiện diện sẽ khác.
Sự khác biệt này rất quan trọng. Vì người khác thường dễ mở lòng hơn với một người có tinh thần đóng góp, hơn là một người chỉ xuất hiện khi cần cơ hội.
Làm tốt một việc nhỏ thường xây quan hệ nhanh hơn nói nhiều
Đây là một sự thật khá đơn giản.
Bạn có thể nói chuyện rất dễ thương. Có thể giao tiếp khá tốt. Có thể tương tác rất đều. Nhưng nếu có cơ hội làm việc mà làm không chỉn chu, mối quan hệ cũng rất khó đi xa.
Ngược lại, nhiều khi chỉ cần làm tốt một việc nhỏ thôi, người khác đã nhớ bạn rất lâu.
Ví dụ:
- Bạn được nhờ hỗ trợ một bảng tổng hợp và làm cẩn thận hơn mong đợi
- Bạn follow-up một việc rất gọn gàng và rõ ràng
- Bạn hỗ trợ một đầu việc nhỏ nhưng đúng deadline, ít phải nhắc
- Bạn xử lý tình huống bình tĩnh, lịch sự
Những điều này tạo ra niềm tin rất lớn trong công việc.
Với nghề trợ lý từ xa, mối quan hệ nghề nghiệp thường không lớn lên nhờ nói hay. Nó lớn lên qua cách bạn làm việc thực tế.
Người mới nên bắt đầu xây quan hệ như thế nào cho thực tế?
1. Chọn đúng tệp người mình muốn kết nối
Không cần quá rộng chỉ cần rõ mình đang muốn tiếp cận gần hơn với nhóm nào.
2. Theo dõi một vài cộng đồng hoặc một vài người phù hợp
Quan sát cách họ chia sẻ, điều họ quan tâm, vấn đề họ đang gặp phải.
3. Bắt đầu tương tác nhỏ
Comment, phản hồi, chia sẻ góc nhìn, đặt câu hỏi “thông minh”, đúng bối cảnh.
4. Làm rõ sự hiện diện của bản thân
Để người khác biết bạn đang làm nghề gì và có thể hỗ trợ những gì cho công việc của họ.
5. Khi có cơ hội, hãy trao đổi lịch sự và làm việc thật chỉn chu
Đây là bước quan trọng để biến tương tác thành niềm tin trong hợp tác công việc cùng nhau
6. Giữ liên lạc ở mức vừa phải
Không cần theo dõi quá sát sao, nhưng cũng không nên mất hút quá lâu.
Những bước này không quá to tát hay hào nhoáng nhưng nó thực sự có hiệu quả trong thực tế tiếp cận và xây dựng mối quan hệ chậm nhưng chắc với khách hàng tiềm năng.
Những lỗi khiến việc xây quan hệ dễ phản tác dụng
Có vài lỗi người mới thường gặp phải:
1. Quá vội vàng
Mới thấy ai có tiềm năng đã lập tức nhắn tin, bắt chuyện ngay để giới thiệu mình.
2. Tương tác chỉ để được chú ý
Người khác thường dễ cảm nhận được sự gượng này.
3. Quá nhiều nhưng nhạt
Xuất hiện liên tục nhưng không có gì đáng nhớ.
4. Chỉ nghĩ đến cơ hội cho mình
Mà không thật sự quan tâm đến câu chuyện, bối cảnh thực sự của đối phương.
5. Không giữ được sự nhất quán
Lúc có động lực thì rất nhiệt tình, sau đó lại biến mất.
6. Cố tỏ ra thân thiết quá nhanh
Điều này dễ làm người khác thấy không tự nhiên, hoặc dè chừng.
Xây mối quan hệ, suy cho cùng, là đang xây dựng sự tin cậy
Với người mới làm trợ lý từ xa, có lẽ nên nhìn việc này theo cách đơn giản hơn.
Bạn không cần trở thành người quá giỏi networking.
Không cần nói chuyện quá khéo.
Không cần quen biết rộng.
Không cần biến mình thành người hướng ngoại nếu đó không phải bản chất của mình.
Bạn chỉ cần học cách:
- Chọn đúng môi trường
- Quan sát kỹ hơn
- Xuất hiện vừa đủ
- Giao tiếp tử tế
- Làm việc có trách nhiệm
- Giữ sự hiện diện đủ đều
Làm được những điều đó, là bạn đang xây dựng những mối quan hệ chất lượng và phù hợp rồi.
Và nhiều khi, khách hàng không đến từ một chiến dịch tìm kiếm quá rầm rộ. Họ đến từ việc có ai đó đã nhìn thấy bạn đủ lâu, đủ rõ, đủ yên tâm để nghĩ rằng:
Người này có thể làm việc cùng được.
