Có một suy nghĩ rất phổ biến ở người mới làm trợ lý từ xa, đó là: chưa có kinh nghiệm thì chắc khó ai chọn mình.
Nghe qua thì điều này có vẻ đúng. Vì nếu đặt cạnh một người đã từng làm trợ lý vài năm, từng có kinh nghiệm làm việc với khách hàng cụ thể, từng xử lý nhiều đầu việc, thì rõ ràng người mới sẽ thấy mình lép vế hơn.
Nhưng nếu nghĩ xa hơn một chút, bạn sẽ thấy khách hàng không chỉ chọn người có kinh nghiệm nhiều nhất. Họ thường chọn người mà ở thời điểm đó khiến họ cảm thấy yên tâm nhất, phù hợp nhất và dễ phối hợp cùng nhất.
Mà sự yên tâm này không chỉ đến từ số năm kinh nghiệm.
Có những người làm lâu năm nhưng giao tiếp không rõ ràng, mạch lạc.
Có người biết nhiều nhưng phản hồi chậm, thiếu trách nhiệm.
Có người kinh nghiệm tốt nhưng thái độ hời hợt, không muốn học thêm, không chịu hỏi lại cho chưa biết.
Ngược lại, có những người mới tuy chưa có nhiều va chạm thực tế, nhưng:
- Họ hiểu mình đang nhận việc gì
- Họ có thái độ nghiêm túc
- Họ giao tiếp rõ ràng
- Họ có khả năng học hỏi nhanh và nỗ lực học điều mới
- Họ hiểu rõ về năng lực của bản thân, sẵn sàng bắt đầu từ những việc nhỏ nhưng vừa sức và làm tốt phần đó
Nói cách khác, người mới không cần cố tỏ ra mình nhiều kinh nghiệm. Điều quan trọng hơn là biết tạo ra cảm giác đáng tin.
Khách hàng không chỉ thuê kinh nghiệm, họ thuê sự yên tâm
Đây là điều rất đáng để nhớ.
Khi khách hàng tìm trợ lý từ xa, họ không chỉ cần một người biết làm việc. Họ còn cần một người giúp họ đỡ mệt, đỡ phải nhắc nhiều, đỡ phải lo quá nhiều về cách phối hợp.
Nên ngoài năng lực chuyên môn, khách hàng thường để ý đến những điều như:
- Bạn có trả lời đúng trọng tâm không
- Bạn có hiểu yêu cầu không
- Bạn có hỏi lại khi chưa rõ không
- Bạn có giữ lời không
- Bạn có đúng giờ không
- Bạn có nói quá về bản thân không
- Bạn có vẻ là người dễ làm việc cùng không
Đây là những thứ người mới hoàn toàn có thể thể hiện được, dù chưa có nhiều kinh nghiệm.
Thực tế, có những khách hàng sẵn sàng chọn một người mới nhưng cẩn thận và có trách nhiệm, hơn là chọn một người có kinh nghiệm hơn nhưng làm việc khiến họ không tin tưởng.
Đừng cố giấu việc mình chưa có kinh nghiệm bằng cách nói quá lên
Khi lo lắng, nhiều người mới dễ rơi vào hai cực.
Một là tự ti quá mức:
- Em chưa biết gì nhiều
- Em chưa có kinh nghiệm nên chắc chưa giúp được gì
- Em sợ mình chưa đủ giỏi
Hai là nói quá lên để bù lại:
- Việc gì em cũng làm được
- Em có thể hỗ trợ toàn bộ mọi thứ
- Em học rất nhanh nên giao gì em cũng xử lý được
Cả hai cách này đều không ổn.
Cách thứ nhất làm bạn trở nên mờ nhạt trong mắt khách hàng.
Cách thứ hai làm bạn dễ mất uy tín.
Người mới chưa có kinh nghiệm không cần che giấu điều đó, nhưng cũng không cần phơi bày nó theo kiểu tự làm mình nhỏ lại.
Bạn có thể nói thật thà một cách tự tin hơn:
- Em đang trong giai đoạn bắt đầu làm trợ lý từ xa
- Hiện tại em phù hợp với các đầu việc cần sự cẩn thận, theo dõi và sắp xếp
- Em đã thực hành các phần việc như…
- Với những phần chưa rõ, em có thói quen hỏi lại để làm đúng hơn
- Em muốn bắt đầu từ những công việc phù hợp để làm tốt phần mình nhận
Cách nói này vừa thật, vừa cho thấy bạn có ý thức trách nhiệm với công việc.
Nếu chưa có kinh nghiệm trợ lý, hãy nhìn lại kinh nghiệm chuyển đổi của mình
Rất nhiều người mới nghĩ rằng “chưa có kinh nghiệm” nghĩa là “chưa có gì cả”.
Nhưng thực ra, khá nhiều bạn chỉ là chưa có kinh nghiệm đúng tên gọi trợ lý từ xa, còn trước đó họ đã từng làm rất nhiều việc liên quan rồi.
Ví dụ:
- Làm hành chính, từng sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lịch họp
- Làm chăm sóc khách hàng, từng trả lời tin nhắn, xử lý phản hồi
- Làm content, từng lên ý tưởng, viết bài, quản lý nội dung
- Làm giáo vụ, từng theo dõi lớp, điểm danh, nhắc lịch, hỗ trợ học viên
- Làm sales admin, từng cập nhật dữ liệu, làm báo cáo, theo dõi đơn hàng
- Làm công việc văn phòng, từng phối hợp nhiều bên và xử lý các công việc mượt mà.
Những trải nghiệm này hoàn toàn có thể chuyển đổi thành nền móng cho nghề trợ lý từ xa.
Do đó, thay vì chỉ nhìn vào điều mình chưa có, hãy thử nhìn lại:
- Mình đã từng làm những việc gì gần với nghề này?
- Mình có điểm mạnh nào có thể dùng ngay?
- Mình đã quen với kiểu làm việc nào?
Khi gọi tên được những phần này, bạn sẽ có chất liệu thực tế và chính xác hơn để thuyết phục khách hàng.
Người mới nên thuyết phục bằng sự rõ ràng trước, rồi mới đến năng lực
Với người đã có nhiều kinh nghiệm, khách hàng có thể chọn họ vì hồ sơ mạnh.
Còn với người mới, điều giúp bạn nổi bật hơn nhiều khi lại là sự rõ ràng.
Rõ ràng ở đây là:
- Rõ mình đang muốn nhận việc gì
- Rõ mình làm được phần nào
- Rõ phần nào chưa chắc thì sẽ học hoặc hỏi lại
- Rõ cách mình phối hợp trong công việc
- Rõ thái độ làm việc của mình
Ví dụ, một người nói:
“Em có thể hỗ trợ toàn bộ vận hành, nội dung, chăm sóc khách hàng, quản lý lớp học, sales, lên kế hoạch, xây hệ thống…”
thường không đáng tin bằng một người nói:
“Hiện tại em đang bắt đầu từ các đầu việc như theo dõi tiến độ, sắp xếp tài liệu, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ các phần nội dung cơ bản. Em phù hợp với công việc cần sự đều đặn, rõ ràng và cẩn thận.”
Nghe khiêm tốn hơn, nhưng thật ra đáng tin hơn rất nhiều.
Hãy để khách hàng thấy cách bạn suy nghĩ về công việc
Đôi khi người mới nghĩ rằng: thuyết phục khách hàng là phải có thành tích lớn. Nhưng chưa chắc.
Ngay cả khi chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn vẫn có thể tạo tin tưởng nếu cho khách thấy:
- Bạn hiểu tính chất công việc
- Bạn hiểu vì sao công việc đó quan trọng
- Bạn biết mình cần hỏi gì để làm đúng
- Bạn có tư duy hỗ trợ, không chỉ làm cho xong
Ví dụ, khi được hỏi về một đầu việc, thay vì chỉ trả lời “em làm được ạ”, bạn có thể cho thấy cách mình tiếp cận:
- Em sẽ cần làm rõ mục tiêu của phần việc này trước
- Em muốn biết deadline và cách anh/chị đang quen theo dõi tiến độ
- Nếu có form, file hoặc mẫu cũ thì em sẽ học nhanh hơn và làm đúng hơn
- Với những phần liên quan đến khách hàng/học viên, em sẽ ưu tiên rõ thông tin để tránh hiểu nhầm
Những câu như vậy cho thấy bạn biết nghĩ cho công việc, chứ không chỉ cố nhận việc.
Khách hàng luôn ưu ái hơn cho người có thái độ làm việc tốt
Có một điều thực tế là kỹ năng có thể thiếu một chút ở giai đoạn đầu, nhưng thái độ làm việc thì khách hàng cảm nhận được rất nhanh.
Ví dụ, họ sẽ thấy:
- Bạn phản hồi có cẩn thận không
- Bạn có đọc kỹ yêu cầu không
- Bạn có nói chuyện lịch sự, dễ chịu không
- Bạn có giữ lời về thời gian không
- Bạn có báo lại khi có vướng mắc không
- Bạn có đang cố nhận phần việc vượt quá khả năng không
- Bạn có tinh thần muốn làm cho đúng không
Đây là những điều không cần chờ có 3 năm kinh nghiệm mới thể hiện được.
Và nhiều khi, trong giai đoạn đầu, chính những điều này khiến khách hàng sẵn sàng cho bạn một cơ hội để làm việc cùng nhau.
Nếu chưa có case thật, hãy dùng bài thực hành và ví dụ cụ thể
Người mới hay nghĩ rằng chưa có khách hàng thật thì không có gì để chứng minh năng lực.
Không hẳn.
Bạn hoàn toàn có thể dùng:
- Bài thực hành
- File mẫu
- Một quy trình bạn đã tự làm thử
- Một bài viết bạn đã lên ý tưởng
- Một bảng theo dõi bạn tự xây
- Một ví dụ giả định nhưng làm nghiêm túc
để cho thấy mình hiểu công việc đến đâu.
Dĩ nhiên, đừng gọi đó là dự án khách hàng nếu không phải. Chỉ cần nói rõ đây là phần thực hành hoặc sản phẩm mình đã tự làm để rèn kỹ năng.
Cách này giúp khách hàng không phải tưởng tượng quá nhiều. Họ sẽ nhìn thấy cụ thể hơn bạn đang ở mức nào.
Đừng cố thuyết phục để được mọi khách hàng chọn
Đây là một điều người mới rất cần nhớ.
Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn không cần làm cho tất cả mọi người đều thấy mình phù hợp. Bạn chỉ cần tìm đúng những khách hàng phù hợp với giai đoạn hiện tại của mình.
Ví dụ:
- Người chấp nhận bắt đầu từ các đầu việc nhỏ
- Người cần một người cẩn thận, đều đặn hơn là một người làm được nhiều việc
- Người sẵn sàng giao việc từng phần
- Người không đòi hỏi bạn phải biết hết mọi thứ ngay từ đầu
Nếu bạn cứ cố gắng để mọi khách hàng đều chọn mình, bạn sẽ rất dễ nói quá hoặc tự ép mình nhận những việc chưa phù hợp.
Điều đó chỉ khiến cả hai bên mệt mỏi và hợp tác không hiệu quả.
Những lỗi khiến người mới khó tạo sự tin tưởng
Có một số lỗi rất hay gặp:
Tự ti quá mức
Khiến khách hàng cũng cảm thấy không yên tâm.
Nói quá khả năng
Ban đầu có thể được chú ý, nhưng khi làm việc thật sẽ rất dễ lộ.
Cái gì cũng nhận
Không giúp bạn mạnh hơn, chỉ khiến bạn trở nên thiếu rõ ràng.
Trả lời quá cảm tính
Chỉ nói mình chăm chỉ, cố gắng, nhiệt huyết mà không cho thấy mình hiểu việc.
Không đọc kỹ nhu cầu rồi phản hồi chung chung
Điều này làm khách hàng thấy bạn không thật sự để tâm.
Người mới nên nhớ mình đang tìm kiếm một cơ hội phù hợp, không phải xin sự “thương hại”
Cách nghĩ này rất quan trọng.
Bạn không cần khách hàng chọn mình vì “tội nghiệp em mới vào nghề”.
Bạn cần khách hàng thấy rằng dù bạn còn mới, nhưng bạn nghiêm túc, rõ ràng và có khả năng làm tốt phần việc phù hợp.
Khi nghĩ như vậy, cách bạn giới thiệu bản thân, cách bạn trao đổi và cách bạn nhận việc cũng sẽ khác đi.
Bạn sẽ ngừng hạ thấp mình để “xin một cơ hội làm việc”
Bớt cố làm vừa lòng tất cả hơn.
Bớt tự làm khó chính mình.
Và hơn hết là tự tin, chắc chắn hơn khi nói về những gì mình làm được.
Người mới chưa có kinh nghiệm hoàn toàn có cơ hội được chọn
Không phải lúc nào cũng nhanh chóng, dễ dàng. Nhưng hoàn toàn có khả năng.
Khách hàng đầu tiên của nhiều người không đến vì họ là người giỏi nhất.
Mà đến vì ở thời điểm đó, họ là người:
- Rõ ràng hơn
- Nghiêm túc hơn
- Dễ phối hợp hơn
- Có thái độ tốt hơn
- Biết mình phù hợp với công việc cụ thể nào
Với người mới làm trợ lý từ xa, thuyết phục khách hàng không có nghĩa là biến mình thành người có rất nhiều kinh nghiệm chỉ sau một đêm.
Mà là học cách cho khách thấy:
Mình chưa phải người nhiều kinh nghiệm nhất, nhưng mình là người sẵn sàng bắt đầu để làm tốt phần việc đảm nhận, làm việc tử tế và xứng đáng để được trao cơ hội.
Và đôi khi, chỉ cần thế thôi là đã đủ để cánh cửa đầu tiên mở ra rồi.
