Người mới làm trợ lý từ xa thấy ái ngại khi chủ động đề xuất hỗ trợ cho khách hàng.
Ngại vì sợ làm phiền người khác.
Ngại vì sợ bị từ chối.
Ngại vì không biết nói sao cho tự nhiên.
Ngại vì sợ mình đang “xin việc” một cách lộ liễu quá.
Ngại vì sợ người ta nghĩ mình chen vào khi chưa được mời.
Thế là nhiều người chọn cách an toàn hơn: đứng nhìn, quan sát và chờ đợi khi nào có bài tuyển dụng thì mới dám bước ra. Nhưng nếu chỉ chờ như vậy, bạn sẽ bỏ lỡ khá nhiều cơ hội. Vì thực tế, nhiều khách hàng đầu tiên thường không đến từ một tin tuyển dụng, mà từ lúc họ nhận ra: bạn hiểu việc, nói chuyện dễ chịu, và có thể giúp họ một phần công việc nào đó.
Nên chủ động đề xuất hỗ trợ không phải là điều xấu. Nó chỉ trở nên khó chịu khi bạn làm sai cách mà thôi.
Điều khiến lời đề xuất trở nên khó chịu thường không phải là vì bạn chủ động
Nhiều người nghĩ cứ chủ động là dễ làm người khác khó chịu. Nhưng chưa chắc. Người khác thường không khó chịu vì bạn chủ động. Họ khó chịu khi:
- Bạn nói chuyện quá vồ vập
- Bạn chưa hiểu gì về họ nhưng đã muốn bán mình ngay
- Bạn nhắn quá dài, quá nhiều, quá nhanh
- Bạn nói những điều rất chung chung
- Bạn khiến họ có cảm giác đang bị ép phải phản hồi
- Bạn chen vào những lúc không phù hợp
Nói cách khác, điều gây khó chịu không nằm ở việc bạn mở lời. Mà nằm ở cách mở lời đó có tinh tế hay không. Một lời đề xuất hỗ trợ dễ chịu thường có đặc điểm sau:
- Đúng ngữ cảnh
- Đúng thời điểm
- Ngắn gọn
- Cụ thể
- Không ép người khác
- Không làm quá vai trò của mình
Trước khi đề xuất hỗ trợ, hãy quan sát kỹ càng
Đây là bước quan trọng nhưng người mới hay bỏ qua.
Thấy ai đó than đang quá tải.
Thấy ai đó đăng bài chia sẻ đang bận.
Thấy doanh nghiệp nhỏ có vẻ đang nhiều việc.
Thế là lập tức nhắn: “Em có thể hỗ trợ chị ạ”.
Trường hợp này bạn nhắn không sai, nhưng quá sớm và quá chung chung. Nếu muốn lời đề xuất của mình dễ được đón nhận hơn, bạn cần quan sát trước:
- Người này đang làm lĩnh vực gì
- Họ đang gặp khó ở phần nào
- Họ đã từng nói về vấn đề đó nhiều lần chưa
- Họ có phong cách giao tiếp như thế nào
- Họ có đang thật sự cần người hỗ trợ không
Khi quan sát đủ, bạn sẽ biết mở lời sao cho đúng hơn. Ví dụ, thay vì nói: “Em có thể hỗ trợ chị nếu chị cần ạ!”. Bạn có thể nói cụ thể hơn: “Em thấy gần đây chị đang chia sẻ khá nhiều về việc phải tự xử lý nội dung và theo dõi lớp cùng lúc. Nếu chị đang cần người hỗ trợ các phần việc như sắp xếp tài liệu, theo dõi tiến độ hoặc các đầu việc nội dung cơ bản, em có thể trao đổi thêm ạ.”
Cách này cho thấy bạn có để ý, có hiểu, và không nói bừa với khách hàng.
Đề xuất hỗ trợ không phải là nói mình làm được tất cả
Một lỗi khá phổ biến là khi muốn được chú ý, người mới thường cố nói thật nhiều:
- Em hỗ trợ được nội dung
- Em hỗ trợ được vận hành
- Em hỗ trợ được chăm sóc khách hàng
- Em hỗ trợ được sales
- Em làm được nhiều việc và học rất nhanh
Nghe thì có vẻ năng nổ thật đấy, nhưng thực ra lại dễ làm người khác thấy không rõ bạn mạnh ở đâu.
Khi đề xuất hỗ trợ, bạn không cần ôm đồm quá nhiều việc. Chỉ cần chọn vài phần việc hợp lý, sát với nhu cầu người kia, và phù hợp với trình độ hiện tại của mình. Càng cụ thể, lời đề xuất càng dễ được khách hiểu. Ví dụ:
- Hỗ trợ sắp xếp tài liệu và file lớp học
- Theo dõi deadline và tiến độ công việc
- Hỗ trợ phần nội dung cơ bản theo plan có sẵn
- Hỗ trợ trả lời tin nhắn theo form
- Cập nhật dữ liệu, báo cáo, checklist
Người khác dễ hình dung hơn rất nhiều khi bạn nói cụ thể như vậy.
Một lời đề xuất tốt nên bắt đầu từ vấn đề của họ, không phải từ nhu cầu của mình
Nhiều người thường mở lời theo hướng:
- Em đang tìm khách hàng đầu tiên
- Em đang muốn có cơ hội để học hỏi
- Em mong được anh/chị tạo điều kiện
- Em rất muốn được thử sức
Những điều này đều chân thật. Nhưng nếu chỉ nói từ phía mình, người nghe sẽ khó thấy liên quan đến họ. Ngược lại, nếu bắt đầu từ phía họ:
- Em thấy anh/chị đang khá nhiều đầu việc phải theo cùng lúc
- Em thấy phần nội dung/lớp học/tin nhắn đang là phần chiếm nhiều thời gian
- Em nghĩ có vài đầu việc nhỏ có thể tách ra để anh/chị đỡ quá tải hơn
thì cuộc trao đổi này sẽ khác đi.
Tức là, đề xuất hỗ trợ hiệu quả thường không bắt đầu bằng “em cần cơ hội”, mà bắt đầu bằng “em thấy ở đây đang có phần việc em có thể giúp”.
Đừng nhắn quá dài ngay lần đầu
Khi ái ngại, nhiều người có xu hướng viết rất dài để “nói cho đủ”:
Giới thiệu thật kỹ.
Kể hết hành trình của mình.
Nói về hoàn cảnh.
Nói về mong muốn.
Nói về tất cả những gì mình có thể làm.
Vấn đề là người nhận khó có thể đọc hết nếu hai bên chưa có kết nối gì trước đó. Một lời mở đầu ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm thường dễ được đón nhận hơn nhiều. Bạn không cần kể hết về mình ngay, chỉ cần:
- Gọi đúng vấn đề
- Nói ngắn gọn mình có thể hỗ trợ phần nào
- Mở ra khả năng trao đổi thêm nếu họ thấy phù hợp
Chừng đó là đủ cho lần mở lời đầu tiên.
Đề xuất hỗ trợ không phải lúc nào cũng cần nhắn tin riêng ngay
Có những lúc nhắn tin riêng là phù hợp, nhưng cũng có lúc bạn có thể bắt đầu nhẹ nhàng hơn bằng cách:
- Trả lời bài đăng trong cộng đồng
- Comment dưới một chia sẻ công khai
- Tương tác vài lần trước khi nhắn riêng
- Chia sẻ góc nhìn hữu ích về đúng vấn đề họ đang gặp
Những bước đi này giúp người kia bớt cảm giác bạn xuất hiện quá đột ngột. Đặc biệt với những người chưa từng biết bạn, một vài điểm chạm nhỏ trước đó thường làm lời đề xuất sau này dễ chịu hơn rất nhiều.
Người mới nên đề xuất hỗ trợ ở mức nào cho phù hợp?
Vì quá muốn có khách hàng đầu tiên, nhiều bạn mới sẵn sàng nhận bất cứ thứ gì. Nhưng đây lại là lựa chọn khá rủi ro, vì bạn rất dễ nhận phải những đầu việc quá rộng, quá nặng, hoặc vượt ngoài khả năng hiện tại của mình. Nếu đang ở giai đoạn bắt đầu, bạn nên ưu tiên đề xuất những phần việc:
- Rõ đầu vào đầu ra
- Có thể học nhanh để làm
- Không đòi hỏi phải tự quyết định quá nhiều
- Phù hợp với thế mạnh hiện tại của mình
Ví dụ, sẽ dễ hơn nếu bắt đầu từ:
- Hỗ trợ sắp xếp tài liệu
- Theo dõi tiến độ
- Cập nhật danh sách
- Hỗ trợ nội dung cơ bản
- Chăm sóc quy trình đơn giản theo hướng dẫn
thay vì đề xuất những phần quá rộng như:
- Em hỗ trợ toàn bộ vận hành cho anh/chị
- Em có thể thay anh/chị quản lý mọi thứ
- Em làm toàn bộ phần sau bán và chăm sóc học viên
Người mới càng rõ giới hạn của mình thì càng đáng tin.
Đừng biến lời đề xuất thành áp lực cho người nghe
Một số người mới vì quá tha thiết nên vô tình tạo áp lực:
- Anh/chị phản hồi giúp em nhé
- Em mong anh/chị cho em một cơ hội
- Em rất hy vọng được đồng hành
- Nếu anh/chị không trả lời em cũng buồn lắm
Những câu như vậy dễ làm người nghe khó xử. Lời đề xuất dễ chịu là lời để người nghe được lựa chọn chứ không phải tạo cảm giác bị dồn ép. Ví dụ:
- Nếu anh/chị thấy phù hợp, em có thể trao đổi thêm ạ
- Nếu hiện tại anh/chị đang cần người hỗ trợ phần này, em sẵn sàng chia sẻ kỹ hơn
- Nếu chưa phù hợp ở thời điểm này cũng không sao ạ, em vẫn cảm ơn vì anh/chị đã đọc
Cách nói này giữ cho cả hai bên đều thoải mái.
Có cần đề xuất làm thử miễn phí không?
Đây là câu hỏi nhiều người mới hay băn khoăn nhất. Thực ra, nên hay không là tùy vào mỗi người, nhưng nếu làm thử, bạn nên rất rõ ràng:
- Làm thử phần nào
- Trong bao lâu
- Mục đích là gì
- Có giới hạn ra sao
Làm thử không nên trở thành làm không công vô thời hạn chỉ vì mình sợ mất cơ hội. Nếu bạn chọn làm thử, nên coi đó là cách để hai bên kiểm tra sự phù hợp, chứ không phải vì bạn không có giá trị.
Và cũng không phải lúc nào muốn có khách đầu tiên là phải nhận làm miễn phí. Nhiều trường hợp vẫn có thể bắt đầu bằng công việc nhỏ, một đầu việc rõ ràng với mức chi trả phù hợp.
Những lỗi khiến lời đề xuất hỗ trợ dễ bị bỏ qua
Có vài lỗi rất hay gặp như sau:
Mở lời quá chung chung
Người nhận không biết bạn đang muốn giúp phần công việc nào.
Đề xuất trước khi hiểu gì về người ta
Điều này dễ tạo cảm giác nói cho có với người nhận.
Ôm quá nhiều việc
Khiến lời đề xuất thiếu tin cậy.
Quá vội vàng
Mới thấy một bài đăng đã nhắn cả đoạn dài.
Chỉ nói về nhu cầu của mình
Mà không cho thấy điều đó liên quan gì đến nhu cầu của họ.
Gây áp lực phản hồi
Khiến người đọc thấy ngại trả lời hơn là muốn trả lời.
Đề xuất hỗ trợ, suy cho cùng, là lời mở cửa
Nó không phải cú chốt sale. Không phải lời khẳng định rằng chắc chắn người kia phải chọn bạn. Nó chỉ là cách mở ra khả năng để hai bên biết nhau rõ hơn và xem có gì phù hợp hay không. Khi nghĩ như vậy, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn nhiều.
Bạn không cần phải nói thật xuất sắc.
Không cần phải tỏ ra mình biết mọi thứ.
Không cần phải cố làm người khác xúc động để chọn mình.
Bạn chỉ cần:
- Quan sát kỹ càng hơn
- Chọn đúng vấn đề hơn một chút
- Nói rõ phần mình có thể hỗ trợ
- Giữ cách giao tiếp tử tế, nhẹ nhàng và tôn trọng
Với người mới làm trợ lý từ xa, việc có khách hàng đầu tiên không hẳn bắt đầu từ việc bạn giỏi đến đâu, mà từ cách bạn mở lời. Chỉ cần mở lời đúng, dù rất nhỏ, đôi khi cũng đủ để bắt đầu cho một chặng đường dài phía sau này.
