Có một hiểu lầm khá phổ biến về làm việc từ xa, đó là: làm việc ở nhà thì sẽ chủ động thời gian hơn, thoải mái hơn, nên chắc chắn sẽ dễ dàng hơn.
Nhưng thực tế thường không như vậy.
Khi đi làm ở công ty, bạn có giờ vào làm, giờ nghỉ trưa, giờ tan ca, có sếp nhắc việc, có đồng nghiệp chạy deadline cùng. Còn khi làm việc từ xa, đặc biệt là khi mới bắt đầu, bạn sẽ phải chủ động tự làm gần như tất cả những việc đó. Tự ngồi vào bàn, tự bắt đầu, tự dừng lại, tự biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể làm sau, hay thậm chí là tự nhắc bản thân đừng lướt điện thoại thêm 10 phút nữa.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó thực sự là một kỹ năng.
Và nếu không có kỹ năng này, bạn rất dễ rơi vào trạng thái: cả ngày bận rộn, nhưng cuối ngày thấy mình chẳng làm được bao nhiêu việc thực sự quan trọng.
Với trợ lý từ xa, quản lý thời gian lại càng quan trọng hơn. Vì công việc này thường đi cùng deadline, nhiều đầu việc nhỏ, phải phối hợp với khách hàng từ xa, và nhiều khi còn phải tự học thêm kỹ năng ngoài giờ. Trong nhóm học viên của Bee, phần lớn cũng là những người đang chuyển nghề, đi làm văn phòng, làm freelancer hoặc là mẹ bỉm, nên quỹ thời gian không hề dư dả. Nhiều người chỉ có khoảng 5–10 giờ mỗi tuần để học và chuẩn bị cho nghề mới.
Nên nếu không biết quản lý thời gian, bạn không chỉ khó làm việc tốt mà còn rất dễ bỏ cuộc giữa chừng.
Quản lý thời gian không phải là “nhồi” thật nhiều việc vào một ngày
Nhiều người bắt đầu quản lý thời gian bằng cách tải một ứng dụng mới, mua một cuốn sổ mới, rồi ngồi lập ra một lịch trình kín mít, dày đặc từ sáng đến tối.
7h làm việc này.
8h làm việc kia.
9h học thêm kỹ năng.
10h trả lời tin nhắn.
11h làm báo cáo.
Nhìn qua trông rất đẹp và có vẻ năng suất. Nhưng có thực hiện được theo lịch đó hay không lại là chuyện khác.
Vấn đề của quản lý thời gian không nằm ở việc bạn xếp lịch hay đến đâu, mà nằm ở việc lịch đó có phù hợp với đời sống thật của bạn không.
Nếu bạn là mẹ có con nhỏ, lịch của bạn sẽ khác người độc thân. Nếu bạn đang làm full-time và học thêm để chuyển nghề, lịch của bạn sẽ khác người đang làm tự do toàn thời gian. Nếu bạn là người làm tốt vào buổi sáng, bạn cũng không nên ép mình làm những việc cần tập trung cao vào 10 giờ đêm chỉ vì “thấy người ta thường làm vậy”.
Quản lý thời gian tốt là khi bạn hiểu mình có bao nhiêu thời gian thật, năng lượng mạnh nhất vào lúc nào, đâu là việc quan trọng, và biết cách sắp chúng theo một thứ tự hợp lý. Chứ không phải biến mỗi ngày thành một cuộc chạy đua mệt mỏi với chính mình.
Việc đầu tiên cần làm: biết thời gian của mình đang đi đâu
Trước khi học cách sắp xếp thời gian, bạn cần biết thời gian của mình đang được dùng vào đâu.
Nhiều người nói mình không có thời gian. Nhưng khi nhìn kỹ lại thì không hẳn là không có. Mà là thời gian bị chia nhỏ, bị thất thoát, bị dùng vào rất nhiều việc lặt vặt mà chính mình cũng không để ý.
Ví dụ:
- Sáng mở máy ra nhưng ngồi trả lời tin nhắn cá nhân gần 40 phút.
- Đang làm một việc thì chuyển sang check email.
- Xem một video “giải lao 5 phút” rồi trôi luôn thành 30 phút.
- Việc đáng lẽ làm trong 45 phút thì kéo thành 2 tiếng vì vừa làm vừa ngắt quãng.
Khi tình trạng này lặp lại mỗi ngày, bạn sẽ luôn có cảm giác mình bận. Nhưng thực ra không phải bận vì việc nhiều quá, mà bận vì sự tập trung bị phá vỡ quá nhiều.
Có một cách rất đơn giản là, trong 3 ngày liên tiếp, bạn thử ghi lại mình đã làm gì trong ngày. Không cần quá chi tiết. Chỉ cần đủ để nhìn ra:
- Việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất.
- Việc nào thực sự tạo ra kết quả.
- Việc nào có thể gộp lại, giảm bớt hoặc bỏ đi.
Khi nhìn rõ dòng chảy thời gian của mình, bạn mới bắt đầu quản lý nó được.
Đừng bắt đầu ngày làm việc bằng những việc dễ và “vụn vặt”
Một lỗi nhiều người mới làm việc từ xa hay gặp đó là mở máy ra và làm ngay những việc dễ xử lý nhất.
Ví dụ như:
- Trả lời vài tin nhắn
- Dọn hộp thư
- Xem lại file hôm qua
- Sửa vài chi tiết nhỏ
- Kiểm tra nhóm chat
Làm mấy việc này tạo cảm giác “mình đang làm việc rồi”. Nhưng nếu kéo dài cả buổi sáng thì đến trưa bạn mới nhận ra thứ quan trọng nhất vẫn chưa đụng vào.
Với trợ lý từ xa, việc quan trọng thường là những việc cần nhiều sự tập trung hơn, ví dụ:
- Viết hoặc hoàn thiện một tài liệu
- Làm báo cáo
- Lên kế hoạch nội dung
- Sắp xếp dữ liệu
- Xử lý một task khách hàng đang cần gấp
- Học một kỹ năng mới để phục vụ công việc
Những việc này thường khó hơn, hơi ngại bắt đầu hơn, nên mình hay tìm việc dễ để làm trước.
Nhưng làm như vậy lâu ngày sẽ khiến bạn chăm chỉ mà vẫn dậm chân tại chỗ.
Thay vì thế, hãy thử xác định mỗi ngày chỉ cần 1–3 việc quan trọng nhất. Xong những việc đó trước, rồi mới quay sang phần còn lại. Chỉ riêng thay đổi này thôi cũng đã giúp ngày làm việc khác hẳn.
Hãy chia việc theo mức tập trung, đừng chia theo cảm hứng
Không phải việc nào cũng cần cùng một mức năng lượng.
Có việc cần đầu óc tỉnh táo và ngồi yên một mạch. Có việc chỉ cần bạn đủ ổn để làm từng chút một. Nếu không phân biệt điều này, bạn rất dễ xếp sai việc vào sai thời điểm.
Ví dụ:
Nhóm việc cần tập trung cao:
- Viết nội dung
- Làm báo cáo
- Xử lý file dữ liệu
- Soạn proposal
- Học một kỹ năng mới
Nhóm việc tập trung vừa:
- Trả lời email
- Theo dõi deadline
- Cập nhật tiến độ
- Kiểm tra file trước khi gửi khách
Nhóm việc nhẹ hơn:
- Lưu tài liệu vào drive
- Đổi tên file
- Cập nhật checklist
- Sắp xếp thư mục
- Lên danh sách việc cần làm
Khi hiểu điều này, bạn sẽ biết lúc nào nên làm việc nặng, lúc nào nên làm việc nhẹ.
Nếu buổi sáng là lúc tỉnh táo nhất, hãy để việc khó vào đó. Đừng lãng phí mất quãng thời gian tốt nhất của mình cho những việc có thể làm sau. Còn lúc mệt hơn, hãy chuyển sang những việc nhẹ để giữ nhịp làm việc thay vì ép mình ngồi lì trước một việc quá nặng.
Người làm từ xa rất cần khung giờ cố định, dù không cần cứng nhắc
Làm việc từ xa không có nghĩa là thích làm lúc nào cũng được.
Nếu ngày nào bạn cũng làm theo kiểu ngẫu hứng, hôm nay 8h sáng, mai 11h trưa, hôm sau lại 10h tối, cơ thể và đầu óc của bạn sẽ rất khó vào guồng.
Bạn không nhất thiết phải đóng khung như công sở. Nhưng nên có một khung giờ làm việc tương đối ổn định.
Ví dụ:
- Buổi sáng từ 8h30 đến 11h30 là giờ làm việc chính
- Buổi chiều dành cho các việc hành chính, trao đổi, follow-up
- Buổi tối chỉ học thêm 45 phút, không cố làm việc nặng
Hoặc nếu bạn đang vừa đi làm vừa học chuyển nghề:
- 3 buổi tối trong tuần dành cho học kỹ năng
- 2 buổi tối dành cho thực hành
- Cuối tuần dành 1 buổi để tổng kết, sắp xếp lịch tuần mới
Khung giờ cố định giúp bạn đỡ phải ra quyết định quá nhiều. Mà càng ít phải ra quyết định lặt vặt, bạn càng tiết kiệm được năng lượng cho việc quan trọng hơn.
Luôn để dành một khoảng thời gian đệm, vì làm việc từ xa hiếm khi đi đúng y kế hoạch
Đây là điều rất quan trọng nhưng nhiều người bỏ qua.
Bạn không nên xếp lịch kín đặc từ đầu đến cuối ngày. Vì chỉ cần một việc phát sinh là toàn bộ kế hoạch vỡ theo.
Khách hàng nhắn gấp.
Con ốm.
Mạng chập chờn.
Một việc tưởng 30 phút nhưng làm thành 1 tiếng rưỡi.
Một file cần sửa lại vì hiểu nhầm yêu cầu.
Đó là chuyện rất bình thường.
Nên nếu lịch của bạn không có khoảng “dôi ra” để trống phòng trừ có lúc dùng đến, bạn sẽ luôn sống trong cảm giác bị trễ, rối và đuối. Còn nếu bạn chủ động để sẵn một vài khoảng trống, bạn sẽ linh hoạt hơn nhiều.
Một nguyên tắc đơn giản là:
- Mỗi việc nên có thêm 15–30 phút đệm
- Không xếp kín 100% ngày làm việc
- Luôn có 1 khoảng để xử lý việc phát sinh
- Không lên danh sách dài đến mức nhìn vào đã thấy nản
Lịch trình tốt không phải là lịch trình đầy kín, mà là lịch trình mình có thể thực hiện theo được một cách chủ động, linh hoạt, ít áp lực, và hiệu quả.
Đừng chỉ quản lý thời gian làm việc, hãy quản lý cả thời gian hồi phục
Nhiều người cố học cách quản lý thời gian nhưng lại quên mất chuyện nghỉ ngơi.
Họ chỉ chăm chăm tìm cách làm nhiều hơn, nhanh hơn, lấp kín thời gian còn trống. Nhưng khi cơ thể mệt, đầu óc cạn năng lượng, cảm xúc khó chịu thì thời gian có được sắp xếp đẹp đến đâu cũng không cứu được chất lượng công việc.
Người làm việc từ xa rất dễ rơi vào trạng thái làm mãi không dừng, vì không có ranh giới rõ như đi làm ở công ty. Làm việc từ xa là máy tính ở ngay đó, điện thoại, tin nhắn cũng ở ngay đó, khiến bạn dễ hình thành cảm giác “hay là” cố làm thêm một chút nữa.
Do đó, bạn càng cần chủ động tạo ra ranh giới.
Ví dụ:
- Có giờ bắt đầu và giờ dừng tương đối rõ
- Nghỉ giữa buổi để đứng dậy, uống nước, đi lại
- Không kéo việc sang quá khuya liên tục
- Có thời gian không nhìn màn hình
- Có ngày làm ít hơn để hồi lại sức nếu tuần trước quá tải
Nghỉ ngơi không phải là lười, mà là một phần của khả năng làm việc bền vững.
Người mới nên quản lý thời gian theo tuần trước, rồi mới đến từng ngày
Nếu chỉ nhìn từng ngày riêng lẻ, bạn sẽ dễ bị cuốn vào việc trước mắt. Nhưng khi nhìn theo tuần, bạn sẽ dễ sắp xếp hơn rất nhiều.
Ví dụ trong một tuần, bạn có thể chia như sau:
- 2 buổi học kỹ năng
- 2 buổi thực hành
- 2 buổi làm việc chính với khách hàng
- 1 buổi tổng kết và chuẩn bị tuần mới
Khi nhìn theo tuần, bạn sẽ không còn bị áp lực kiểu hôm nay phải làm hết mọi thứ. Bạn sẽ thấy rằng, có việc hôm nay chưa làm được thì có thể chuyển sang khung giờ khác trong tuần, miễn là vẫn giữ được tiến độ chung.
Cách này đặc biệt phù hợp với những người đang trong giai đoạn chuyển nghề, có con nhỏ, hoặc quỹ thời gian thay đổi liên tục.
Một lịch làm việc tốt là lịch khiến bạn ít tự trách bản thân hơn
Có một điều mình nghĩ rất nhiều người cần biết, đó là:
Bạn không cần trở thành một người làm việc hoàn hảo mới quản lý được thời gian.
Bạn chỉ cần bắt đầu nhìn thẳng vào cuộc sống thực tế của mình, rồi sắp xếp lại cho phù hợp hơn. Không cần thay đổi 180 độ, không cần biến mình thành người cực kỳ kỷ luật chỉ sau 3 ngày.
Chỉ cần:
- Biết việc nào quan trọng
- Biết mình có năng lượng tốt nhất vào lúc nào
- Biết bớt đi những thứ đang làm loãng thời gian
- Biết để chỗ cho nghỉ ngơi và phát sinh
- Biết quay lại guồng sau những ngày bị lệch nhịp
Quản lý thời gian, suy cho cùng, không phải để ép bản thân sống chặt chẽ hơn. Mà là để cuộc sống đỡ rối hơn, công việc đỡ chồng chéo hơn, và bạn có cảm giác mình đang thực sự tiến lên thay vì chỉ quay vòng trong bận rộn.
Làm việc từ xa cần sự tự do, nhưng sự tự do chỉ dễ chịu khi nó đi cùng khả năng tự quản lý chính mình.
Và đó cũng là một trong những kỹ năng cốt lõi nhất của nghề này.Những kỹ năng cốt lõi của trợ lý từ xa để làm tốt công việcNgười mới làm trợ lý từ xa nên bắt đầu tìm khách hàng từ đâu?
