Có một giai đoạn mà nhiều người làm trợ lý từ xa bắt đầu thấy mình đang đứng giữa hai nỗi lo khá quen.
Nếu chỉ có một khách hàng, mình sợ bị phụ thuộc quá nhiều.
Nếu nhận thêm nhiều khách hàng, mình lại sợ không kham nổi.
Thế là câu hỏi: “Mình cần có bao nhiêu khách hàng?” bắt đầu xuất hiện.
Nghe qua thì đây chỉ là một câu hỏi về số lượng. Nhưng thực ra, phía sau nó lại là một nỗi lo khác: “Làm sao để thu nhập của mình bớt chênh vênh hơn?.”
Vì không ít người đã từng ở trong tình huống như thế này.
Có một khách hàng khá đều, nhưng trong lòng vẫn thấp thỏm vì nếu họ dừng hợp tác thì mình sẽ hụt một khoản lớn.
Có hai khách hàng, nhưng việc dồn dập, giờ giấc lộn xộn, ngày nào cũng chạy theo tiến độ nên tiền có tăng mà người thì mệt.
Có ba khách hàng, nhưng mỗi bên một ít, đầu việc nhỏ lẻ, lúc có lúc không, cộng lại vẫn chưa đủ ổn định như mình tưởng.
Nên nếu chỉ hỏi “bao nhiêu khách là đủ”, câu trả lời sẽ dễ bị lệch. Câu hỏi đúng hơn nên là: mình cần một cơ cấu khách hàng như thế nào để thu nhập ổn định hơn và bản thân làm nghề được lâu hơn.
Thu nhập ổn định không đồng nghĩa với việc có thật nhiều khách hàng
Đây là điều nhiều người mới vào nghề thường dễ hiểu nhầm.
Họ nghĩ rằng muốn đỡ bấp bênh thì phải có nhiều khách hơn. Một khách chưa đủ thì phải hai. Hai chưa yên tâm thì phải ba. Cứ thế, mỗi khi thấy lo, phản xạ đầu tiên là đi tìm thêm khách để nhận thêm việc.
Cách nghĩ đó không sai hoàn toàn. Nhưng nếu chỉ nhìn theo hướng số lượng, bạn sẽ dễ rơi vào một “cái bẫy”.
Càng lo càng nhận thêm.
Càng nhận thêm càng thấy rối và mệt mỏi.
Càng rối thì chất lượng công việc càng dễ đi xuống.
Mà khi chất lượng đi xuống, lại khó mà giữ chân khách hàng lâu dài.
Sau cùng, điều mình muốn là ổn định hơn, nhưng thứ mình tạo ra lại là một guồng công việc lộn xộn hơn.
Làm nghề trợ lý từ xa, bạn sẽ cần: biết chọn kiểu khách phù hợp, biết cân được công việc, và biết sắp xếp một cơ cấu thu nhập khiến mình đỡ phụ thuộc hơn.
Vậy nên, số lượng khách hàng chỉ là một phần của bài toán. Không phải toàn bộ.
Vì sao chỉ có một khách hàng thường khiến nhiều người thấy chênh vênh?
Có những người đang làm khá tốt với một khách hàng duy nhất. Công việc đều, mức phí ổn, hai bên phối hợp quen nên mọi thứ nhìn khá yên.
Nhưng kể cả trong trường hợp đó, cảm giác chênh vênh vẫn xuất hiện. Lý do khá dễ hiểu.
Nếu toàn bộ thu nhập của bạn đến từ một người, thì bất kỳ thay đổi nào từ phía họ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến bạn.
Khách hàng đổi kế hoạch kinh doanh.
Khách hàng cắt giảm chi phí.
Khách hàng tạm dừng dự án.
Khách hàng muốn tự làm lại một phần việc.
Hoặc đơn giản là hai bên không còn phù hợp để đi tiếp.
Khi đó, bạn không chỉ mất một công việc. Bạn có thể mất gần như toàn bộ nguồn thu của mình trong một lúc.
Đó là lý do một khách hàng dù có thể đủ để bạn sống ổn ở một thời điểm nào đó, nhưng thường vẫn tạo ra mức độ phụ thuộc khá cao.
Điều này không có nghĩa là làm với một khách hàng là sai. Chỉ là nếu chỉ có một nguồn thu, bạn nên hiểu rõ rủi ro của nó để có cách chuẩn bị từ sớm, thay vì đợi đến lúc khách dừng rồi mới cuống lên đi tìm việc mới.
Vậy hai khách hàng có phải là mức ổn hơn không?
Trong nhiều trường hợp, hai khách hàng là một lựa chọn an toàn hơn so với chỉ có một.
Vì sao?
Vì khi có hai nguồn thu, mức độ phụ thuộc bắt đầu giảm xuống. Nếu một bên có thay đổi, bạn vẫn còn một nguồn thu khác để đỡ áp lực hơn trong giai đoạn xoay xở.
Ngoài ra, hai khách hàng cũng thường là con số vừa đủ để nhiều người bắt đầu học được cách sắp xếp nhịp làm việc tối ưu, hiệu suất hơn:
- Biết chia thời gian hợp lý
- Biết ưu tiên việc nào trước, việc nào sau
- Biết giữ sự rõ ràng với từng bên
- Biết theo dõi nhiều đầu việc song song một cách khoa học
Tất nhiên, điều này còn phụ thuộc vào từng kiểu công việc. Có hai khách nhưng mỗi bên đều có quá nhiều việc, yêu cầu phát sinh liên tục, thời gian chồng chéo nhau thì cũng sẽ rất khó sắp xếp và theo được. Nhưng nếu hai bên tương đối phù hợp, phạm vi công việc rõ ràng và mức phí ổn, đây thường là cấu trúc khá hợp lý cho nhiều người.
Hai khách hàng không phải là công thức bắt buộc. Nhưng với không ít trợ lý từ xa, đây là giai đoạn bắt đầu tạo ra cảm giác thu nhập đỡ bấp bênh hơn.
Ba khách hàng có phải là lựa chọn tốt hơn nữa không?
Có thể có. Nhưng không phải với tất cả mọi người.
Ba khách hàng sẽ phù hợp hơn khi:
- Mỗi bên không chiếm quá nhiều thời gian
- Đầu việc tương đối rõ ràng, đều đặn
- Bạn đã có kỹ năng sắp xếp công việc tốt hơn
- Bạn quen với việc giữ nhịp làm việc cùng lúc với nhiều người
- Mức độ phát sinh không quá dày
Trong trường hợp này, ba khách hàng giúp nguồn thu phân tán hơn, đỡ phụ thuộc hơn, và nếu một bên có thay đổi thì tổng thể sẽ ít bị ảnh hưởng quá mạnh.
Nhưng nếu bạn chưa quen nghề, chưa có cách quản lý công việc rõ ràng, chưa biết giữ ranh giới khi làm việc từ xa, thì ba khách hàng cũng có thể trở thành điểm bắt đầu của một vòng xoáy khác.
Sáng mở máy ra đã thấy đủ ba bên nhắn.
Bên này cần báo tiến độ.
Bên kia cần chỉnh file.
Bên còn lại giao việc mới gấp gáp.
Cả ngày cứ chuyển qua chuyển lại giữa các đầu việc.
Đến tối thấy cả ngày bận kín mà việc quan trọng vẫn chưa hoàn thành xong.
Do vậy, không phải có ba khách hàng là đương nhiên sẽ tốt hơn chỉ có hai khách hàng. Nó chỉ tốt hơn khi năng lực làm việc của bạn đã đạt tới mức có thể sắp xếp, quản lý, theo sát cùng lúc nhiều đầu công việc một cách gọn gàng, cũng như đạt được sự giao tiếp rõ ràng với từng khách hàng.
Điều quan trọng hơn số lượng: Cơ cấu khách hàng
Có một điều đáng nói hơn chuyện “một, hai hay ba khách”, đó là cơ cấu khách hàng của bạn đang như thế nào.
Ví dụ, bạn có hai khách hàng nhưng:
- một khách chiếm 80% thu nhập
- một khách chiếm 20% còn lại
Về mặt số lượng, bạn có hai khách. Nhưng về mặt rủi ro, bạn vẫn đang khá phụ thuộc vào một người.
Ngược lại, có người chỉ có hai khách nhưng tỷ lệ thu nhập chia tương đối đều. Như vậy, mức độ ổn định thường sẽ tốt hơn.
Hoặc có người có một khách hàng chính đem lại phần lớn thu nhập, cộng thêm một vài đầu việc nhỏ hoặc một khách hàng phụ. Cách này cũng có thể là một cấu trúc hợp lý, vì nó vừa có một nền tương đối ổn, vừa có thêm một nguồn bổ trợ.
Nghĩa là, điều cần nhìn không chỉ là “có bao nhiêu khách”, mà còn là:
- mỗi khách đang đóng góp bao nhiêu vào tổng thu nhập
- nếu mất một khách thì bạn hụt bao nhiêu
- khối lượng việc của từng bên có cân bằng với mức phí không
- cơ cấu hiện tại có khiến bạn quá tải không
Chính cơ cấu đó mới quyết định cảm giác ổn định hay không ổn định rõ hơn.
Người mới nên bắt đầu với bao nhiêu khách hàng?
Nếu đang ở giai đoạn mới vào nghề, có lẽ câu trả lời phù hợp nhất là: bắt đầu với một khách hàng hoặc một khối lượng việc vừa sức trước đã.
Nghe có vẻ hơi ngược, vì ai cũng muốn có nhiều việc sớm để đỡ lo thu nhập. Nhưng ở giai đoạn đầu, điều cần xây trước là:
- Biết cách làm việc với khách hàng
- Biết hỏi lại khi chưa rõ
- Biết hoàn thành đúng deadline
- Biết theo dõi đầu việc
- Biết báo tiến độ
- Biết kết thúc công việc gọn gàng
Nếu ngay từ đầu đã cố nhận nhiều bên cùng lúc khi mình còn chưa quen nghề, bạn rất dễ bị rối và đánh mất sự chỉn chu trong công việc.
Mà trong nghề này, giai đoạn đầu quan trọng nhất không phải là nhận được thật nhiều việc. Giai đoạn đầu quan trọng ở chỗ có trải nghiệm làm nghề đủ tốt để mình còn đi tiếp được.
Một khách hàng đầu tiên có thể chưa khiến bạn thấy yên tâm về thu nhập. Nhưng nó giúp bạn bước vào guồng làm việc thật. Sau đó, khi đã quen tay hơn, bạn mới dần mở rộng thêm cấu trúc của mình.
Khi nào nên nghĩ đến chuyện có thêm khách hàng?
Bạn nên nghĩ đến chuyện mở rộng khi đã có một số dấu hiệu khá rõ.
Ví dụ:
- Công việc hiện tại đã vào guồng
- Bạn không còn mơ hồ mỗi khi nhận việc
- Chất lượng làm việc ổn định hơn
- Bạn vẫn còn dư sức để nhận thêm
- Thu nhập từ một khách hiện tại chưa đủ cho nhu cầu của mình
- Hoặc bạn muốn giảm mức độ phụ thuộc vào một nguồn thu duy nhất
Lúc này, thêm một khách hàng nữa có thể là một bước hợp lý.
Nhưng “thêm khách” không nên là phản xạ vô điều kiện mỗi khi thấy lo. Nó nên là một quyết định dựa trên việc bạn đã nhìn tương đối rõ:
- Mình còn đủ thời gian không
- Mình còn đủ năng lượng không
- Mình có thể giữ chất lượng công việc hiện tại không
- Mình muốn thêm khách để tăng thu nhập hay để giảm rủi ro
- Khách mới có phù hợp với định hướng của mình không
Nếu chưa nhìn rõ những điều đó, việc nhận thêm người mới rất dễ chỉ giải quyết nỗi lo ngắn hạn, nhưng lại tạo ra mệt mỏi dài hơn.
Có phải càng ít khách, thù lao càng nên cao?
Không phải lúc nào cũng như vậy, nhưng nhìn chung, khi bạn muốn giữ số lượng khách hàng ít hơn mà thu nhập vẫn ổn, thì mức thù lao và giá trị công việc của bạn thường cần đi lên.
Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn làm với một hoặc hai khách hàng, thì:
- Công việc bạn làm cần có giá trị rõ hơn
- Mức phí cần phản ánh đúng trách nhiệm và khối lượng
- Bạn cần tạo được sự tin cậy đủ lớn để khách hàng giữ mình lại
- Bạn cần làm tốt hơn ở những phần việc có ích thật sự với khách
Nếu không, rất dễ xảy ra chuyện chỉ có ít khách nhưng mức thu lại không đủ.
Đó là lý do vì sao số lượng khách hàng luôn đi cùng với một câu chuyện khác: bạn đang làm loại việc gì và đang được trả thù lao theo cách nào.
Cùng là hai khách hàng, nhưng:
- Người thứ nhất làm hai phần việc nhỏ, phí thấp
- Người thứ hai làm hai phần việc sâu hơn, đều hơn, có trách nhiệm hơn
thì độ ổn định sẽ khác nhau khá nhiều.
Nên là, nếu muốn ít khách hơn mà vẫn sống được với nghề, bạn sẽ cần đi song song trên hai hướng:
- Giữ khách hàng lâu hơn
- Tăng giá trị công việc của mình lên dần
Dấu hiệu cho thấy bạn đang có quá nhiều khách so với sức mình
Có một số người tưởng rằng mình đang đi đúng hướng vì lượng khách hàng tăng lên. Nhưng làm một thời gian thì bắt đầu thấy bản thân hụt hơi.
Nếu bạn đang có những dấu hiệu như sau, rất có thể số lượng khách hiện tại đã vượt quá sức giữ nhịp của mình:
- Ngày nào cũng thấy việc dí sát giờ
- Thường xuyên quên đầu việc nhỏ
- Phải làm bù vào tối muộn hoặc cuối tuần liên tục
- Chất lượng công việc xuống rõ
- Hay nhầm lẫn giữa việc của khách này với khách kia
- Luôn trong trạng thái sợ có tin nhắn mới
- Có tiền về nhưng người lúc nào cũng căng thẳng
Khi đó, vấn đề không chỉ là bạn bận. Vấn đề là việc tăng số lượng khách đang bắt đầu ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đi lâu dài của bạn với nghề.
Thu nhập ổn định không thể xây trên nền kiệt sức kéo dài. Vì đến một lúc nào đó, bạn sẽ phải trả giá bằng chất lượng công việc, tinh thần làm việc hoặc chính sức khỏe của mình.
Vậy cấu trúc nào thường dễ ổn định hơn?
Không có một mô hình áp chung cho tất cả, nhưng trong thực tế, có một vài cấu trúc thường khá hợp lý như sau:
Cấu trúc 1: Một khách hàng chính + một nguồn thu phụ
Đây là kiểu khá phù hợp với nhiều người. Một khách hàng chính đem lại phần lớn thu nhập, còn một đầu việc nhỏ hoặc một khách hàng phụ giúp bạn đỡ phụ thuộc hoàn toàn vào một bên.
Cấu trúc 2: Hai khách hàng tương đối cân bằng
Mỗi bên chiếm một phần tương đối đều, đầu việc rõ ràng, thời gian không chồng chéo lên nhau quá nhiều. Đây là kiểu khá ổn để duy trì thu nhập đều hơn mà vẫn giữ nhịp làm việc hiệu quả
Cấu trúc 3: Ba khách hàng nhỏ nhưng công việc rõ ràng và có hệ thống
Kiểu này chỉ phù hợp hơn khi bạn đã có kinh nghiệm, biết tổ chức công việc, biết giữ ranh giới, và các phần việc không quá nặng. Nếu không, rất dễ bị loãng.
Nói cách khác, cấu trúc tốt không phải là cấu trúc nhiều khách nhất. Mà là cấu trúc khiến bạn:
- Có nguồn thu tương đối đều
- Đỡ phụ thuộc hơn
- Vẫn làm việc được gọn gàng, chỉn chu
- Không phải sống trong trạng thái căng thẳng kéo dài
Nếu đang muốn ổn định hơn, bạn nên nhìn lại điều gì?
Thay vì chỉ đếm số lượng khách hàng, bạn có thể nhìn lại một số câu hỏi như sau:
- Hiện tại mỗi khách hàng đang chiếm bao nhiêu phần trăm thu nhập của mình?
- Nếu mất một khách, mình sẽ hụt bao nhiêu?
- Khối lượng công việc của từng bên có tương xứng với mức phí không?
- Mình đang cần thêm khách để tăng thu nhập hay để giảm phụ thuộc?
- Mình còn đủ sức để nhận thêm không?
- Cách làm việc hiện tại đã đủ gọn chưa?
- Mình đang muốn xây một nhịp làm việc ổn định hay chỉ đang phản ứng với nỗi lo trước mắt?
Khi trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ thấy rõ ràng hơn rất nhiều so với việc chỉ tự hỏi “người khác thường có mấy khách?”
Vì nghề này không phải đóng khuôn chung. Có người hợp với cấu trúc một khách chính và một vài đầu việc phụ. Có người làm tốt với hai khách hàng đều nhau. Có người phải đi qua một đoạn ba khách hàng rồi mới nhận ra mình muốn quay về hai khách nhưng chất lượng hơn.
Quan trọng là bạn nhìn ra cấu trúc nào hợp với giai đoạn hiện tại của mình.
Thu nhập ổn định hơn thường đến từ sự cân bằng, không chỉ từ số lượng
Khi mới làm nghề, mình thường tưởng ổn định là có càng nhiều khách càng tốt. Nhưng đi thêm một đoạn sẽ thấy, ổn định hơn thường đến từ một thứ khác: sự cân bằng.
Cân bằng giữa thu nhập và sức làm.
Cân bằng giữa số lượng khách và chất lượng công việc.
Cân bằng giữa việc giảm rủi ro và việc không tự làm mình quá tải.
Cân bằng giữa mong muốn kiếm thêm tiền và khả năng đi đường dài với nghề.
Vậy trợ lý từ xa cần có bao nhiêu khách hàng để thu nhập ổn định hơn?
Câu trả lời không nằm ở một con số duy nhất.
Với người mới, một khách hàng đầu tiên có thể đã là bước khởi đầu đủ tốt rồi.
Với nhiều người đang phát triển nghề, hai khách hàng phù hợp thường là cấu trúc dễ thở hơn.
Với người đã có kinh nghiệm và biết tổ chức công việc, ba khách hàng nhỏ gọn cũng có thể vận hành tốt.
Nhưng dù là một, hai hay ba, điều đáng nhìn hơn cả vẫn là:
- Bạn có đang quá phụ thuộc vào một bên không?
- Bạn có đang giữ được chất lượng công việc không?
- Bạn có đang trong một nhịp làm việc có thể gắn bó lâu dàikhông?
Khi nhìn câu chuyện theo hướng đó, bạn sẽ đỡ bị ám ảnh bởi con số hơn. Và thay vào đó, bắt đầu xây cho mình một cơ cấu khách hàng phù hợp với bạn, giúp mang lại thu nhập ổn định hơn, công việc rõ ràng hơn và con đường làm nghề cũng vững vàng hơn theo thời gian.
