Một trong những việc nhiều người mới làm trợ lý từ xa thường làm khá sớm là viết bài giới thiệu bản thân. Đây là bước đi đúng, vì nếu người khác không hiểu bạn đang làm gì, họ rất khó nghĩ đến bạn khi có nhu cầu.
Nhưng điều trớ trêu là nhiều bài giới thiệu bản thân lại không giúp khách hàng hiểu rõ hơn.Đọc xong không biết người này đang làm công việc gì. Trong bài sử dụng nhiều tính từ đẹp, nhưng không nhìn ra bạn hỗ trợ việc gì cụ thể. Bài viết rất dài, rất chân thành, nhưng lại giống tâm sự hơn là một lời giới thiệu nghề nghiệp. Nên vấn đề không nằm ở chỗ bạn có viết bài giới thiệu hay không. Mà nằm ở chỗ bài đó có làm rõ được mình là ai trong công việc không.
Với người mới làm trợ lý từ xa, bài giới thiệu bản thân không cần biến bạn thành người chuyên nghiệp ngay lập tức. Nhưng ít nhất nó nên giúp người đọc trả lời được mấy câu hỏi cơ bản:
- Bạn đang theo đuổi công việc gì?
- Bạn có thể hỗ trợ những việc nào?
- Bạn đang muốn làm việc với nhóm khách hàng nào?
- Bạn là kiểu người làm việc ra sao?
- Nếu muốn tìm hiểu thêm về bạn, họ nên làm gì tiếp theo?
Chỉ cần làm được từng đó, bài giới thiệu đã hiệu quả hơn nhiều.
Bài giới thiệu bản thân không phải để kể hết về mình
Đây là điểm mà nhiều người mới dễ sa vào, họ viết lan man dàn trải, họ nghĩ rằng giới thiệu bản thân thì phải kể về bản thân thật đầy đủ. Thế là bài viết bắt đầu từ chuyện mình từng học ngành gì, từng đi làm ở đâu, từng trải qua điều gì, vì sao lại bén duyên với nghề, mình là người sống ra sao, mình cố gắng thế nào, mình nghiêm túc ra sao… Những điều đó không sai, nhưng đưa quá nhiều vào bài viết sẽ dễ bị loãng.
Khách hàng không cần biết toàn bộ câu chuyện của bạn ngay ở lần đầu. Điều họ cần trước hết là hiểu bạn có liên quan gì đến nhu cầu của họ. Nên khi viết bài giới thiệu bản thân, thay vì nghĩ “mình phải kể hết về mình”, sẽ dễ hơn nếu nghĩ: Khách hàng cần hiểu điều gì nhất về mình ở thời điểm này? Câu hỏi đó sẽ giúp bạn giữ bài viết gọn gàng rành mạch hơn.
Một bài giới thiệu bản thân tốt thường cần có 4 phần
Bạn không cần viết theo khuôn cứng nhắc. Nhưng nếu đang chưa biết bắt đầu từ đâu, có thể đi theo 4 phần như sau:
1. Bạn là ai và đang theo đuổi công việc gì
Phần này rất quan trọng vì nó giúp người đọc định vị bạn ngay từ đầu. Ví dụ:
- Bạn đang là trợ lý từ xa
- Bạn đang trong giai đoạn chuyển nghề sang làm trợ lý từ xa
- Bạn muốn nhận hỗ trợ các công việc về nội dung, vận hành, chăm sóc khách hàng, theo dõi tiến độ, sắp xếp tài liệu…
Phần này nên nói rõ, ngắn và dễ hiểu, đừng viết quá dài dòng.
2. Bạn có thể hỗ trợ những đầu việc nào
Đây là phần khách hàng quan tâm nhất. Nhiều người viết bài giới thiệu nhưng chỉ nói mình chăm chỉ, cẩn thận, có trách nhiệm, ham học hỏi. Những điều này tốt, nhưng nó chưa đủ để khách hình dung công việc bạn sẽ hỗ trợ. Khách cần biết bạn làm được việc gì. Ví dụ:
- Hỗ trợ lên kế hoạch nội dung đơn giản
- Sắp xếp tài liệu, file, folder
- Theo dõi deadline và tiến độ công việc
- Hỗ trợ trả lời tin nhắn theo form có sẵn
- Cập nhật dữ liệu, làm báo cáo cơ bản
- Hỗ trợ vận hành lớp học hoặc nhóm học viên
Bạn chưa cần kể quá nhiều, chỉ cần nêu những đầu việc mình thực sự có thể làm hoặc đang có khả năng học để làm tốt.
3. Bạn là kiểu người làm việc ra sao
Đây là phần để khách hàng cảm nhận về thái độ làm việc của bạn. Ví dụ:
- Làm việc cẩn thận và thích sự rõ ràng
- Có thói quen ghi chép và theo dõi việc
- Chủ động hỏi lại khi chưa rõ
- Tôn trọng deadline
- Thích sắp xếp mọi thứ gọn gàng để dễ phối hợp
Phần này giúp khách hiểu cách bạn vận hành trong công việc, chứ không chỉ biết bạn có kỹ năng gì.
4. Bạn đang tìm cơ hội như thế nào
Nhiều bài giới thiệu viết xong nhưng không nói rõ bạn đang muốn gì. Thế là người đọc thấy xong rồi thôi. Bạn có thể nói rõ hơn:
- Bạn đang tìm khách hàng đầu tiên
- Bạn muốn nhận hỗ trợ part-time trước
- Bạn đang muốn đồng hành với trainer, coach, chủ doanh nghiệp nhỏ
- Bạn sẵn sàng bắt đầu từ các đầu việc nhỏ để tích lũy kinh nghiệm
Khi nói rõ mong muốn, người đọc sẽ biết có nên kết nối với bạn hay không.
Điều khách hàng cần là sự rõ ràng, không phải sự hoa mỹ
Nhiều người mới viết bài giới thiệu theo kiểu cố gắng làm cho hay, cho truyền cảm hứng, cho thật chỉn chu. Nhưng càng cố quá, bài lại càng dễ xa khỏi điều quan trọng nhất. Ví dụ có những bài dùng nhiều câu như:
- Em là người luôn hết mình với công việc
- Em luôn nỗ lực không ngừng để phát triển bản thân
- Em tin rằng chỉ cần đủ quyết tâm thì mọi việc đều có thể
- Em mong muốn có cơ hội được học hỏi và đồng hành
Những câu này không sai. Nhưng nếu cả bài chủ yếu là những câu như vậy, khách hàng không hiểu được bạn làm gì. Ngược lại, một bài viết đơn giản nhưng rõ ràng như:
- Bạn đang theo nghề gì
- Bạn hỗ trợ việc gì
- Bạn phù hợp với kiểu khách hàng nào
- Bạn làm việc ra sao
- …
sẽ dễ tạo được sự tin tưởng hơn từ khách hàng. Trong giai đoạn đầu, rõ ràng luôn quan trọng hơn bóng bẩy.
Đừng biến bài giới thiệu thành chiếc CV thu nhỏ
Nhiều bạn viết bài giới thiệu ngắn nhưng liệt kê quá nhiều:
- Học vấn
- Kinh nghiệm
- Chứng chỉ
- Công cụ biết dùng
- Điểm mạnh
- Điểm yếu
- Mục tiêu nghề nghiệp
- Cam kết với khách hàng
Bài giới thiệu bản thân trên trang cá nhân không cần giống một bản CV, mà nên là bài viết ngắn giúp người khác hiểu nhanh hơn và có lý do để tìm hiểu thêm về bạn. Vì vậy, thay vì cố đưa vào mọi thông tin, bạn chỉ cần chọn những điều thực sự giúp định vị mình ở thời điểm hiện tại. Ví dụ nếu bạn đang muốn làm trợ lý cho trainer hoặc người làm kinh doanh nhỏ, thì điều nên nổi lên là:
- Bạn đang theo nghề trợ lý từ xa
- Bạn hiểu kiểu đầu việc nào trong nhóm này
- Bạn có thể hỗ trợ phần nào
- Bạn nghiêm túc và sẵn sàng bắt đầu từ đâu
Như vậy đã tốt hơn rất nhiều so với một bài viết dài nhưng dàn trải và thiếu điểm nhấn.
Người mới chưa có nhiều kinh nghiệm thì nên viết thế nào?
Nhiều bạn mới nghĩ rằng nếu chưa có khách hàng thật, chưa có thành tích gì lớn, thì chẳng có gì để viết. Nhưng thực ra, bài giới thiệu bản thân không nhất thiết phải dựa trên kinh nghiệm đã có. Nó có thể dựa trên:
- Những kỹ năng bạn đang có
- Những đầu việc bạn đã thực hành
- Những công cụ bạn đã biết dùng ở mức cơ bản
- Những trải nghiệm công việc trước đó có thể chuyển đổi sang nghề trợ lý
- Thái độ và cách bạn làm việc
Ví dụ, nếu trước đây bạn từng làm hành chính, chăm sóc khách hàng, content, giáo vụ, sales admin, nhân sự… thì hoàn toàn có thể chọn ra những phần liên quan để giới thiệu. Bạn không cần nói quá lên. Nhưng cũng đừng tự hạ thấp những gì mình đã có. Nhiều người mới không phải là không có gì, chỉ là chưa biết gọi tên đúng những gì mình có mà thôi.
Viết cho khách hiểu, không phải viết để tự thấy yên tâm
Đôi khi bài giới thiệu không được viết ra để người đọc hiểu rõ bạn, mà chỉ để bạn cảm thấy đỡ ngại khi đăng lên. Vì vậy, trong bài dễ xuất hiện những câu kiểu
- Em mới tìm hiểu nên chưa biết nhiều
- Em chưa có nhiều kinh nghiệm
- Em vẫn còn đang học
- Em chỉ biết một chút thôi
- Em sợ mình chưa đủ giỏi
Sự thật là người mới có thể chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng nếu bài viết nào cũng tự thu nhỏ mình lại, khách hàng sẽ khó thấy được bạn có thể giúp được việc gì đó cho họ. Bạn có thể trung thực mà vẫn rõ ràng. Ví dụ:
- Hiện tại em đang trong giai đoạn chuyển nghề sang làm trợ lý từ xa
- Em đang bắt đầu từ các đầu việc liên quan đến nội dung, sắp xếp tài liệu và theo dõi tiến độ
- Em phù hợp với những công việc cần sự cẩn thận, rõ ràng và đều đặn
- Em đang tìm cơ hội bắt đầu với các đầu việc phù hợp để tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế
Viết như vậy vừa chân thật, vừa không khiến mình trở nên quá mờ nhạt.
Một bài giới thiệu tốt cần có cảm giác “đây là người mình hiểu được”
Khách hàng không chỉ đọc để xem bạn biết làm gì mà họ còn đọc để cảm nhận xem bạn có dễ phối hợp không. Nên ngoài phần thông tin, bài viết cũng nên giữ được cảm giác tự nhiên, dễ đọc, không quá cứng nhắc.
Bạn không cần viết quá chuyên nghiệp như viết đơn ứng tuyển công ty. Cũng không cần viết quá thân mật như khi nói chuyện với bạn bè. Chỉ cần giữ giọng văn rõ ràng, tử tế, và đúng với con người mình. Một bài giới thiệu dễ tạo thiện cảm thường có những đặc điểm này:
- Câu chữ gọn ghẽ
- Không vòng vo quá lâu mới vào ý chính
- Không phô trương quá mức
- Không tự ti quá mức
- Không nói điều gì mình cũng làm được
- Không tạo cảm giác đang cố gắng bán mình bằng mọi giá
Sự vừa phải này rất quan trọng.
Những lỗi thường gặp khi viết bài giới thiệu bản thân
Có vài lỗi người mới hay mắc phải như sau:
Viết quá chung chung
Đọc xong chỉ thấy bạn chăm chỉ, cầu tiến, trách nhiệm. Nhưng không biết bạn làm được việc gì.
Viết quá dài mà thiếu trọng tâm
Bài quá nhiều thông tin cá nhân nhưng phần công việc lại mờ nhạt.
Dùng quá nhiều từ giảm nhẹ
Bài viết khiến người đọc có cảm giác bạn cũng chưa tin tưởng vào khả năng của bản thân.
Ôm quá nhiều đầu việc
Nhận làm quá nhiều thứ và giới thiệu đủ mọi việc không làm bạn trở nên nổi bật hơn, mà chỉ khiến hình ảnh của mình trở nên thiếu rõ ràng.
Không nói rõ mình đang tìm điều gì
Người đọc hiểu xong rồi nhưng không biết nên phản hồi thế nào. Những lỗi này đều có thể sửa được nếu bạn quay lại câu hỏi ban đầu: Khách hàng cần hiểu điều gì nhất về mình sau bài viết này?
Có cần viết bài thật hoàn hảo ngay từ đầu không?
Không cần.
Thực ra, bài giới thiệu bản thân thường sẽ phải chỉnh vài lần mới rõ ràng. Vì chính bạn cũng đang thay đổi dần trong giai đoạn đầu.
Lúc mới bắt đầu, bạn có thể chưa biết mình muốn nhận tệp khách hàng nào nhất. Chưa biết đầu việc nào mình hợp nhất. Chưa biết cách nói điều mình làm sao cho gọn ghẽ. Đó là chuyện bình thường. Nên điều quan trọng không phải là viết thật hoàn hảo ngay từ đầu, mà là bắt đầu viết ra một phiên bản đủ rõ ràng, rồi sau đó chỉnh dần.
Càng đi, bạn càng hiểu mình hơn. Và bài giới thiệu của bạn cũng sẽ cỉn chu hơn từng ngày.
Bài giới thiệu bản thân, suy cho cùng, là một điểm bắt đầu
Nó không phải là thứ quyết định tất cả. Viết một bài xong không có nghĩa là hôm sau sẽ có khách ngay. Nhưng nó là điểm bắt đầu quan trọng, vì nó giúp bạn:
- Gọi tên rõ hơn công việc mình đang theo đuổi
- Nhìn lại mình đang có gì
- Giúp người khác hiểu bạn nhanh hơn
- Tạo ra điểm chạm đầu tiên với khách hàng hoặc cơ hội phù hợp
Với người mới làm trợ lý từ xa, bài giới thiệu bản thân tốt không cần làm quá nhiều việc, nó chỉ cần làm đúng: giúp người khác hiểu bạn rõ hơn một chút. Và nhiều khi, chỉ cần rõ hơn một chút thôi, cơ hội đã khác đi rất nhiều rồi.Người mới làm trợ lý từ xa nên bắt đầu tìm khách hàng từ đâu?Người mới làm trợ lý từ xa nên bắt đầu tìm khách hàng từ đâu?
