Có một điều dễ khiến nhiều người hiểu nhầm khi bắt đầu tìm hiểu về nghề trợ lý từ xa. Họ nghĩ mình chỉ đang đổi cách làm việc:
Từ đi làm trực tiếp sang làm online.
Từ đến văn phòng mỗi ngày sang làm ở nhà hoặc làm từ xa.
Từ môi trường công ty sang một kiểu công việc linh hoạt hơn.
Nhìn như vậy không sai. Nhưng vẫn chưa đủ. Bởi với nhiều người, đặc biệt là những người đã quen đi làm full-time nhiều năm, việc bắt đầu làm trợ lý từ xa không chỉ là đổi nơi làm việc. Nó là một sự chuyển đổi sâu hơn nhiều: đổi cách mình vận hành bản thân.
Ngày còn làm trong môi trường công ty, nhiều thứ đã có sẵn:
- Giờ giấc tương đối cố định
- Công việc có người giao
- Quy trình có người dựng
- Deadline có người nhắc
- Vấn đề có cấp trên xử lý cùng
- Lương thưởng có khung tương đối rõ
- Xung quanh luôn có người để hỏi và phối hợp trực tiếp
Khi bước sang làm trợ lý từ xa, nhất là nếu đi theo hướng freelance hoặc dần chuyển sang làm toàn thời gian, nhiều phần trong số đó không còn giữ nguyên nữa. Lúc này, thứ khiến nhiều người chới với không phải vì họ kém. Cũng không hẳn vì họ thiếu kỹ năng. Mà vì họ đang dùng một bộ tư duy cũ để bước vào một kiểu công việc mới.
Đó là lý do có những người học chăm chỉ nhưng vẫn thấy mình không vào guồng được. Có người từng làm công ty ổn định, nhưng khi bắt đầu làm từ xa lại thấy khó thích nghi. Có người nghĩ mình chỉ cần học thêm vài kỹ năng là đủ, nhưng rồi nhận ra vấn đề lớn hơn nằm ở cách mình nghĩ về công việc, trách nhiệm, sự chủ động và chính vai trò của mình.
Vì vậy, nếu muốn đi với nghề trợ lý từ xa một cách bền vững, có một bước quan trọng bạn không nên bỏ qua: nhìn lại và thay đổi tư duy.
Không phải để biến mình thành một con người hoàn toàn khác. Mà để chuyển từ trạng thái quen được guồng công ty đỡ đần, sang trạng thái biết tự đỡ mình nhiều hơn trong công việc.
“Làm chủ” ở đây không có nghĩa là làm sếp
Khi nghe cụm “từ làm thuê sang làm chủ”, nhiều người sẽ hơi phản ứng.
Vì họ nghĩ:
“Em có mở công ty đâu mà làm chủ?”
“Em vẫn là người nhận việc mà, có gì gọi là làm chủ?”
“Nghe chữ làm chủ cứ như đang nói chuyện khởi nghiệp lớn.”
Thực ra, trong bài này, “làm chủ” không phải theo nghĩa làm sếp hay làm doanh nhân hoành tráng gì cả.
“Làm chủ” ở đây nghĩa là:
- Làm chủ cách mình làm việc
- Làm chủ thời gian và nhịp làm việc của mình
- Làm chủ việc học và phát triển kỹ năng của mình
- Làm chủ trách nhiệm với chất lượng công việc
- Làm chủ cách mình tạo ra thu nhập và cơ hội cho chính mình
Nói cách khác, khi làm trợ lý từ xa, bạn vẫn có thể là người hỗ trợ người khác. Nhưng bạn không thể giữ mãi tư tưởng chờ hệ thống sắp sẵn mọi thứ cho mình như trước.
Bạn cần bắt đầu quen với việc:
- Tự tổ chức bản thân
- Tự theo dõi tiến độ của mình nhiều hơn
- Tự nhìn ra vấn đề sớm hơn
- Tự đầu tư cho sự tiến bộ của mình
- Và dần dần, tự chịu trách nhiệm hơn với kết quả mình tạo ra
Đó là “làm chủ” theo nghĩa rất đời, rất thực tế.
Vì sao nhiều người từng đi làm công ty vẫn chới với khi bắt đầu làm trợ lý từ xa?
Đây là một chuyện phổ biến. Nhiều người từng đi làm ở công ty, thậm chí làm khá ổn, nên nghĩ rằng chỉ cần học thêm vài kỹ năng online là có thể chuyển sang nghề trợ lý từ xa. Nhưng khi bắt đầu thật, họ lại thấy không suôn sẻ như tưởng tượng.
Lý do không phải vì họ yếu. Mà vì hai môi trường này đòi hỏi hai kiểu vận hành khác nhau.
Khi làm công ty, dù công việc có áp lực đến đâu, bạn vẫn đang ở trong một hệ thống có sẵn khá nhiều thứ chống lưng cho mình:
- Có nhịp làm việc chung
- Có người giao việc
- Có người nhắc deadline
- Có đồng nghiệp để hỏi nhanh
- Có cơ cấu rõ hơn về trách nhiệm
- Có lương cố định làm nền tảng cơ bản cho tâm lý
Khi làm trợ lý từ xa, đặc biệt nếu đi theo hướng độc lập hơn, bạn phải tự ôm lại nhiều phần trước đây hệ thống từng gánh bớt: tự quản thời gian, tự giữ kỷ luật, tự theo dõi việc, tự báo tiến độ, tự giữ động lực học, tự chuẩn bị cho biến động thu nhập, tự nâng cấp bản thân để đi tiếp…
Nếu không nhìn ra sự khác biệt này, nhiều người sẽ có cảm giác:
- Sao mình làm mãi không vào guồng
- Sao ở nhà mà lại còn rối hơn
- Sao không ai nhắc mà việc cứ trôi
- Sao học rồi mà vẫn thấy mình thiếu ổn định
- Sao làm từ xa lại mệt theo một kiểu khác
Thật ra, đó không hẳn là dấu hiệu bạn không phù hợp. Đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn đang ở giữa một giai đoạn chuyển mình trong tư duy mà thôi.
Tư duy cũ đầu tiên cần đổi: Từ chờ việc sang tự quản việc
Đây có lẽ là thay đổi lớn nhất.
Nhiều người quen đi làm theo kiểu:
- Có việc thì làm
- Chưa ai giao thì chưa động vào
- Có deadline thì theo
- Có vấn đề thì báo cấp trên
- Quy trình đã có thì chỉ cần bám theo
Cách đó không sai trong môi trường cũ. Nhưng khi sang làm trợ lý từ xa, nếu giữ nguyên tư thế chờ việc như vậy, bạn sẽ dễ rơi vào trạng thái bị động.
Bạn sẽ:
- Chờ người khác nhắc mới báo việc
- Chờ có vấn đề rõ ràng mới xử lý
- Chờ ai đó nói mới biết bước tiếp theo là gì
- Chờ một khung có sẵn rồi mới làm được
Trong khi đó, người làm trợ lý từ xa được tin lâu thường là người biết tự quản việc. Tự quản việc không có nghĩa là ôm hết mọi thứ. Nó là khả năng:
- Biết mình đang có những đầu việc nào
- Biết việc nào cần ưu tiên
- Biết tự theo dõi deadline
- Biết cập nhật tiến độ mà không cần chờ bị hỏi
- Biết phát hiện sớm chỗ nào có thể trễ hoặc vướng
Sự khác nhau giữa chờ việc và tự quản việc đôi khi chỉ nằm ở những hành vi rất nhỏ. Nhưng chính những điều nhỏ đó lại tạo ra cảm giác khác biệt trong mắt người thuê.
Một người khiến người khác phải kéo đi từng bước sẽ luôn khó được tin tưởng hơn một người biết tự giữ guồng công việc của mình.
Tư duy cũ thứ hai cần đổi: Từ làm đúng phần mình sang hiểu công việc mình đang phục vụ điều gì
Trong môi trường công ty, nhiều khi bạn chỉ cần làm tốt phần việc được giao là đã ổn.
Nhưng khi làm trợ lý từ xa, đặc biệt trong những team nhỏ, business nhỏ hoặc làm trực tiếp cho một người chủ, việc chỉ hoàn thành task thôi thường chưa đủ. Bạn cần hiểu:
- Việc này đang phục vụ mục tiêu gì
- Vì sao nó cần làm theo cách này
- Nếu phần mình chậm thì khâu nào phía sau bị ảnh hưởng
- Nếu mình làm gọn hơn, rõ hơn, thì người kia đỡ rối ở đâu
Đây là lúc tư duy chuyển từ “em làm xong phần của em rồi” sang “việc em làm đang giúp hệ thống chung trôi chảy hơn như thế nào”.
Nghe thì có vẻ nhỏ, nhưng đó là một thay đổi lớn.
Khi có tư duy này, bạn không còn làm việc theo kiểu chỉ hết đầu việc là xong. Bạn bắt đầu hiểu mình đang góp phần vào kết quả chung. Và khi hiểu như vậy, chất lượng làm việc thường cũng khác đi.
Tư duy cũ thứ ba cần đổi: Từ phụ thuộc vào khung có sẵn sang tự xây kỷ luật cho mình
Một trong những phần khó nhất khi bắt đầu làm từ xa là chuyện kỷ luật.
Khi đi làm công ty, dù có thích hay không, bạn vẫn được nhịp bên ngoài giữ lại khá nhiều:
- Giờ vào làm
- Giờ nghỉ
- Lịch họp
- Đồng nghiệp xung quanh
- Không gian làm việc tách biệt
- Áp lực hiện diện
Còn khi làm từ xa, nhất là ở nhà, những chiếc khung đó biến mất.
Nếu không có một kỷ luật mới do chính mình tạo ra, bạn sẽ rơi vào trạng thái:
- Việc bị kéo dài
- Học không đều
- Dễ trì hoãn
- Đầu óc lúc nào cũng thấy bận nhưng không rõ đã làm được gì
- Hôm nay làm say mê, mai lại đứt nhịp hoàn toàn
Đây là lý do nhiều người thấy làm ở nhà tưởng nhàn hơn, nhưng thực ra lại khó hơn ở chỗ khác. Không phải khó vì công việc nặng hơn, mà vì không còn chiếc khung bên ngoài giữ mình nữa.
Lúc đó, nếu không tự xây được khung cho mình, mình sẽ dễ dàng thả trôi.
Và đây chính là phần “làm chủ” rõ rệt: không ai xây dựng kỷ luật giúp mình lâu dài được.
Tư duy cũ thứ tư cần đổi: Từ chờ công ty lo cho lộ trình của mình sang tự chịu trách nhiệm cho sự phát triển của mình
Đi làm trong công ty, nhiều người quen với việc:
- Vào rồi sẽ được training
- Thiếu gì sẽ có người chỉ
- Cần nâng cấp thì chờ công ty tạo cơ hội
- Lộ trình thăng tiến ít nhiều có người vẽ ra
- Phúc lợi, tăng lương, đánh giá hiệu suất đều có khung
Khi làm trợ lý từ xa, đặc biệt nếu đi theo hướng độc lập, phần lớn những thứ đó sẽ không còn được gói sẵn nữa. Bạn phải tự hỏi:
- Mình đang yếu ở đâu
- Mình cần học gì tiếp
- Mình nên nâng kỹ năng nào trước
- Mình có đang dậm chân ở mức công việc cũ quá lâu không
- Mình cần tạo thêm giá trị gì để có cơ hội tốt hơn
Đây là một thay đổi lớn về tư duy. Vì lúc này, không còn ai chịu trách nhiệm chính cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn ngoài bạn. Nghe thì hơi áp lực. Nhưng mặt tích cực là: bạn cũng không còn phải chờ quá lâu để được ai đó cho phép mình tiến lên.
Khi đổi được tư duy này, bạn sẽ học khác đi. Bạn sẽ bớt học theo kiểu đối phó. Bớt chờ người khác nhắc mình phát triển. Và bắt đầu nhìn kỹ hơn vào năng lực thật sự mình đang có.
Tư duy cũ thứ năm cần đổi: Từ xem thu nhập là thứ cố định sang hiểu nó gắn với giá trị mình tạo ra
Khi đi làm full-time, dù thu nhập có thể không cao như mong muốn, bạn vẫn có một mức lương tương đối ổn định mỗi tháng. Điều đó tạo ra cảm giác an toàn nhất định. Khi làm trợ lý từ xa, cảm giác này có thể thay đổi.
Bạn bắt đầu thấy rõ hơn rằng:
- Cơ hội không tự đến đều đều
- Thu nhập không chỉ phụ thuộc vào thời gian ngồi làm
- Người khác tiếp tục thuê mình hay không có liên quan trực tiếp đến giá trị mình tạo ra
- Kỹ năng, độ tin cậy và cách mình làm việc ảnh hưởng đến thu nhập về sau
Điều này có thể khiến người mới hơi sợ. Nhưng nó cũng là một sự thật bạn cần nhìn nhận. Khi hiểu điều đó, bạn sẽ bớt nhìn nghề này như một chỗ “có việc là được”. Thay vào đó, bạn bắt đầu thấy rõ hơn mối liên hệ giữa:
- Năng lực
- Độ chuyên nghiệp
- Mức độ tin cậy
- Giá trị hỗ trợ
- Và cơ hội tăng thu nhập
Đó là một kiểu trưởng thành nghề nghiệp đáng giá.
Chuyển tư duy không phải là phủ nhận giai đoạn cũ của mình
Thay đổi tư duy không có nghĩa là phủ nhận toàn bộ cách bản thân từng làm trước đây.
Nếu bạn từng làm công ty, từng làm nhân viên văn phòng, từng làm trong một hệ thống rõ ràng, thì rất có thể bạn đã có sẵn nhiều điểm mạnh đáng quý:
- Quen deadline
- Quen làm việc có quy trình
- Quen phối hợp với người khác
- Hiểu môi trường làm việc chuyên nghiệp
- Có kinh nghiệm xử lý việc thật
Những điều đó không hề vô ích. Ngược lại, đó là nền tảng tuyệt vời, và điều bạn cần làm không phải là vứt bỏ hết để trở thành một “phiên bản mới”. Điều bạn cần làm là giữ phần tốt và cập nhật phần chưa còn phù hợp.
Bạn không cần trở thành người khác. Bạn chỉ cần chuyển từ chỗ: phụ thuộc nhiều vào khung bên ngoài sang có thể tự tạo khung cho mình.
Từ chỗ: làm tốt khi có người giao việc rõ ràng sang vẫn làm tốt khi bản thân tự chủ động hơn.
Từ chỗ: chờ lộ trình có sẵn sang biết tự xây con đường đi lên cho mình
Đó là một sự chuyển đổi khéo léo và thực tế hơn nhiều.
Kết lại
Làm trợ lý từ xa không chỉ là đổi nơi làm việc từ văn phòng sang online. Với nhiều người, đây còn là một sự thay đổi về tư duy.
Đó là lúc mình dần chuyển từ:
- Chờ việc sang tự quản việc
- Làm xong task sang hiểu công việc mình đang phục vụ điều gì
- Phụ thuộc vào khung có sẵn sang tự xây kỷ luật cho mình
- Chờ người khác lo lộ trình sang tự chịu trách nhiệm cho sự phát triển của mình
- Xem thu nhập là thứ cố định sang hiểu nó gắn với giá trị mình tạo ra
Sự thay đổi này không nhất thiết diễn ra trong một ngày. Nhưng càng nhìn ra sớm, mình tin bạn càng đỡ bị chới với khi bước vào nghề trợ lý từ xa.
Và nhiều khi, thứ giúp một người đi được lâu với nghề này không chỉ là họ biết làm gì, mà là họ đã đổi được cách nghĩ về công việc và về chính mình như thế nào.
Nếu bạn đang thấy mình học nghề trợ lý từ xa khá chăm chỉ nhưng vẫn chậm vào guồng, có thể vấn đề không chỉ nằm ở kỹ năng. Hãy thử nhìn lại tư duy làm việc của mình, vì đôi khi chính phần đó mới là thứ cần chuyển trước để con đường phía sau dễ hơn.
Nếu cần một lộ trình rõ ràng để hiểu nghề, rèn kỹ năng và từng bước thích nghi với cách làm việc mới, bạn có thể tham khảo các chương trình đào tạo tại Bee A Remote Assistant.Người mới làm trợ lý từ xa cần những kiến thức nền tảng nào?Người mới làm trợ lý từ xa cần những kiến thức nền tảng nào?
