Có một điều khá thú vị là rất nhiều người muốn làm việc từ xa vì nghĩ rằng hình thức này thoải mái hơn đi làm ở công ty.
Không cần ra đường giờ cao điểm.
Không phải ngồi văn phòng cả ngày.
Không phải chấm công.
Không phải ăn mặc chỉn chu mỗi sáng.
Nghe đúng là dễ thở thật. Nhưng khi bắt đầu làm rồi, nhiều người mới nhận ra: làm việc từ xa không hề dễ theo kiểu nhẹ nhàng như mình tưởng.
Khó khăn của người làm tại công ty thường nằm ở môi trường, ở di chuyển, ở áp lực trực tiếp. Còn khó khăn của người làm từ xa thường nằm ở chuyện tự quản lý bản thân, tự giữ nhịp công việc, tự phối hợp cho rõ ràng khi không ngồi cùng ai. Chính vì thế, làm việc từ xa hiệu quả không phải chuyện tự nhiên mà có. Nó là một kỹ năng.
Nếu không có kỹ năng này, người mới dễ gặp những tình huống quen thuộc như:
- Ngồi vào bàn cả ngày nhưng làm việc chậm chạp
- Không biết bắt đầu từ đâu khi có nhiều việc cùng lúc
- Vừa làm vừa xao nhãng
- Khách hàng giao việc xong mà mình hiểu mơ hồ
- Cuối ngày thấy mệt nhưng không rõ mình đã làm được gì
- Làm một thời gian thì xuống tinh thần, thấy bản thân không hợp với nghề
Nhiều lúc vấn đề không phải vì bạn kém. Mà chỉ là bạn chưa có cho mình một cách làm việc phù hợp.
Làm việc từ xa hiệu quả không bắt đầu từ công cụ, mà bắt đầu từ nhịp làm việc
Người mới thường nghĩ muốn làm việc tốt thì phải có đủ thứ trước đã. Phải có góc làm việc đẹp, có app quản lý việc, có lịch trình thật chuẩn, có bộ công cụ đầy đủ, biết nhiều mẹo tăng năng suất…
Những thứ đó có ích, nhưng không phải cốt lõi. Thứ quan trọng hơn là bạn có nhịp làm việc ổn định hay không.
Nhịp làm việc là chuyện mỗi ngày bạn bắt đầu như thế nào, giữ sự tập trung ra sao, xử lý việc theo thứ tự gì, giao tiếp với khách hàng vào thời gian nào, nghỉ ngơi và kết thúc ngày làm việc ra sao. Người mới thường chưa có nhịp này, nên ngày nào cũng như ngày đầu tiên: lúng túng, mơ hồ, dễ bị cuốn theo công việc.
Nếu muốn làm việc từ xa hiệu quả hơn, điều đầu tiên không phải là cố làm thật nhiều, mà là tạo được một nhịp làm việc ổn định để ngày nào cũng có thể quay lại bàn và bắt đầu.
Đừng để ngày làm việc bắt đầu quá mơ hồ
Một trong những lý do khiến người mới làm việc từ xa kém hiệu quả là vì bắt đầu ngày làm việc quá mơ hồ. Bạn có đang như thế này:
Mở máy ra.
Ngó email một chút.
Xem tin nhắn một chút.
Lướt qua mấy nhóm chat.
Mở file ra rồi lại đóng.
Định làm việc A nhưng lại nhảy sang việc B.
Cứ như vậy, 1 tiếng đầu tiên trôi qua mà chưa thực sự vào việc.
Làm việc từ xa dễ xảy ra chuyện này vì không có ai nhắc bạn bắt đầu. Không có môi trường chung kéo bạn vào guồng. Nên nếu bản thân bạn không tạo ra điểm bắt đầu rõ ràng, cả ngày dễ trôi đi trong cảm giác rời rạc, thiếu tập trung.
Bạn nên tập cho mình một nghi thức bắt đầu ngày làm việc đơn giản thôi, ví dụ:
- Mở máy và chỉ xem các kênh liên quan đến công việc
- Ghi ra 3 việc quan trọng nhất trong ngày
- Chọn 1 việc cần làm đầu tiên
- Bắt đầu làm ngay trong 5 phút đầu, không vòng vo thêm
Điều nhỏ nhỏ như vậy thôi nhưng giúp não bộ hiểu rằng: mình đã vào giờ làm việc rồi.
Người mới càng cần viết mọi thứ ra, đừng cố nhớ trong đầu
Khi mới làm việc từ xa, bạn sẽ phải làm quen với nhiều thứ cùng lúc:
- Việc khách hàng giao
- Deadline
- Cách làm
- Tài liệu liên quan
- Việc mình đang học thêm
- Việc cần follow-up lại sau
Giữ mọi thứ trong đầu sẽ khá mệt và có thể quên việc, là người mới, bạn nghĩ công việc còn ít nên chưa cần ghi chép nhiều, nhưng càng mới càng nên ghi. Ghi chép không phải vì bạn nhớ kém. Ghi chép là để giảm tải cho đầu óc.
Bạn có thể ghi đơn giản như sau:
- Hôm nay cần làm gì
- Việc nào xong rồi
- Việc nào đang chờ phản hồi
- Việc nào cần hỏi lại khách hàng
- Việc nào để ngày mai làm tiếp
Khi có một danh sách rõ ràng như trên, bạn sẽ dễ dàng nắm vững được tổng quan của công việc.
Hiệu quả không nằm ở việc làm liên tục, mà nằm ở việc biết tập trung đúng lúc
Nhiều người mới làm việc từ xa có xu hướng ngồi lì thật lâu trước máy để chứng minh với bản thân rằng mình đang chăm chỉ. Nhưng ngồi lâu không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả.
Bạn có thể ngồi trước laptop 6 tiếng, nhưng nếu cứ 10 phút lại xem điện thoại, trả lời tin nhắn cá nhân, đổi tab liên tục, rồi vừa làm vừa nghĩ việc khác thì chất lượng công việc vẫn thấp. Làm việc từ xa hiệu quả đòi hỏi một kỹ năng quan trọng là biết tập trung theo từng chặng ngắn, thay vì cố gồng mình lên cả ngày.
Ví dụ:
- Chọn 1 việc
- Làm tập trung trong 25–45 phút
- Nghỉ ngắn vài phút
- Quay lại làm tiếp
Khi chia nhỏ như vậy, bạn sẽ đỡ mệt hơn. Người mới đặc biệt cần điều này vì khả năng tập trung cho công việc từ xa thường chưa bền bỉ ngay từ đầu. Quan trọng nhất là trong khoảng thời gian tập trung đó, bạn thực sự chỉ làm một việc thôi.
Làm việc từ xa hiệu quả nghĩa là biết hỏi lại khi chưa rõ
Đây là một điểm nhiều người mới vấp phải. Khi khách hàng giao việc, vì ngại hỏi lại nên cứ đoán ý rồi làm. Làm xong gửi đi mới phát hiện lệch yêu cầu, lại sửa qua sửa lại, tốn thời gian đôi bên và khiến bản thân cũng mất tự tin. Người mới thường sợ hỏi vì nghĩ:
- Hỏi nhiều quá khách hàng thấy mình kém
- Cái này chắc đơn giản, tự hiểu được
- Hỏi lại ngại làm phiền
- Để làm thử đã rồi tính
Nhưng thực ra, làm việc hiệu quả không phải là im lặng cho xong. Mà là biết làm rõ vấn đề từ đầu để đỡ mất công về sau. Nếu chưa rõ, hãy hỏi. Ví dụ:
- Em xin xác nhận lại mục tiêu của phần việc này là…
- Chị muốn ưu tiên phần nào trước giúp em ạ?
- Phần này mình cần làm theo file cũ hay làm mới hoàn toàn ạ?
- Em hiểu như thế này đã đúng ý chị chưa ạ?
Biết hỏi đúng lúc là một kỹ năng quan trọng của người làm từ xa. Bởi khi không ngồi cạnh nhau, mọi thứ càng cần rõ ràng, chi tiết.
Muốn hiệu quả, hãy hạn chế nhảy qua lại giữa các việc
Một ngày kém hiệu quả thường không phải vì quá nhiều việc, mà vì bạn liên tục chuyển từ việc này sang việc khác.
Đang viết nội dung thì sang check tin nhắn.
Đang làm file thì mở email.
Đang học kỹ năng thì nhớ ra phải trả lời khách.
Đang làm dở việc này lại nhảy sang sửa việc khác.
Mỗi lần chuyển đổi như vậy, đầu óc cần thời gian để quay lại. Nếu chuyện này lặp lại quá nhiều, bạn sẽ cảm thấy bận nhưng làm gì cũng không xong. Người mới hay gặp tình trạng này vì chưa biết gom việc theo nhóm. Ví dụ, thay vì cả ngày cứ vừa làm vừa trả lời tin nhắn, bạn có thể:
- Dành một khung giờ để xử lý tin nhắn và email
- Dành một khung giờ để làm việc cần tập trung
- Dành một khung giờ để kiểm tra lại công việc trước khi gửi
Khi gom những việc giống nhau lại, bạn sẽ tập trung và tiết kiệm được nhiều năng lượng hơn.
Hiệu quả còn nằm ở việc biết kết thúc công việc
Nhiều người nghĩ làm xong là xong, nhưng một phần quan trọng của làm việc hiệu quả là biết kết thúc công việc chỉn chu, gọn gàng.
Ví dụ:
- Đặt tên file rõ ràng, dễ hiểu
- Lưu đúng thư mục
- Ghi chú lại việc đã làm
- Nhắn khách hàng ngắn gọn, đủ ý
- Ghi lại việc cần theo tiếp vào ngày mai
Nếu không làm phần này, hôm sau bạn sẽ phải mất thêm thời gian nhớ lại hôm qua mình đang làm dở đến đâu. Người mới càng nên tập thói quen này từ sớm, vì nó giúp công việc nhìn chuyên nghiệp hơn nhiều, dù bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.
Đừng chờ có động lực mới làm việc tốt
Có những ngày bạn thấy siêu tập trung, làm việc vào guồng cho nên hiệu suất tốt. Nhưng cũng có những ngày đầu óc ì ạch, khó tập trung, không muốn bắt đầu gì cả. Nếu mỗi lần như vậy, bạn chờ có hứng mới làm, công việc sẽ dễ bị trôi đi, không đáp ứng deadline.
Làm việc từ xa hiệu quả không dựa hoàn toàn vào cảm hứng. Nó dựa vào thói quen. Tức là dù hôm nay không quá sung sức, bạn vẫn biết mình cần bắt đầu từ đâu. Vẫn có một khung làm việc cơ bản để bám vào. Vẫn có những việc nhỏ có thể làm trước để lấy lại nhịp. Không phải ngày nào cũng cần hoàn hảo. Nhưng bạn cần giữ được sự đều đặn ở mức nào đó. Vì chính sự đều đặn này mới khiến khách hàng tin tưởng, và cũng khiến bản thân bạn trưởng thành lên trong công việc.
Người mới nên ưu tiên làm chắc những điều cơ bản trước
Có một cái bẫy khá phổ biến là vừa mới bắt đầu đã muốn làm việc thật nhanh, thật chuyên nghiệp, thật nhiều đầu việc như người có kinh nghiệm lâu năm. Nhưng người mới không cần như vậy ngay. Giai đoạn đầu, điều quan trọng hơn là:
- Hiểu việc rõ
- Làm chậm nhưng chắc
- Giữ deadline
- Giao tiếp rõ ràng
- Ghi chép cẩn thận
- Biết tự nhìn lại lỗi sai để sửa
Khi những thứ cơ bản này đã vững vàng, tốc độ và độ linh hoạt sẽ tăng lên. Làm việc từ xa hiệu quả không phải là cố làm cho giống người giỏi nhất, mà là biết mình đang ở đâu và xây nền tảng cho chắc từ đó.
Làm việc từ xa hiệu quả là biết tự tạo môi trường giúp mình làm việc tốt hơn
Không phải ai cũng có phòng riêng, bàn làm việc đẹp hay một căn nhà yên tĩnh. Nên mình không cần lý tưởng hóa chuyện phải có không gian hoàn hảo mới làm việc tốt. Nhưng trong điều kiện mình có, vẫn nên chủ động tạo ra môi trường dễ dàng làm việc hơn.
Ví dụ:
- Bàn làm việc gọn gàng một chút
- Chỉ mở những tab cần thiết
- Để điện thoại xa tầm tay khi cần tập trung
- Chuẩn bị sẵn nước uống, sổ ghi chép
- Báo với người nhà về khung giờ cần tập trung nếu có thể
Làm việc từ xa hiệu quả không chỉ là chuyện bên trong đầu mình, nó còn là chuyện mình sắp xếp môi trường ra sao để không bị xao nhãng.
Điều quan trọng nhất: đừng nhầm lẫn giữa bận rộn và hiệu quả
Người mới dễ tự an ủi mình bằng cảm giác bận.
Hôm nay trả lời nhiều tin nhắn.
Hôm nay mở nhiều file.
Hôm nay ngồi máy lâu.
Hôm nay làm được đủ thứ lặt vặt.
Nhưng đến cuối ngày, nếu việc quan trọng nhất chưa làm được bao nhiêu, thì đó chưa phải là hiệu quả. Hiệu quả là khi bạn biết:
- Việc nào cần ưu tiên
- Việc nào cần hỏi rõ
- Việc nào cần tập trung
- Việc nào không nên làm ngay lúc này
- Làm đến đâu gọn đến đó
- Giữ được nhịp độ làm việc ổn định trong nhiều ngày liên tiếp
Người mới không cần ép mình trở thành người làm việc năng suất khủng khiếp. Chỉ cần mỗi tuần tốt hơn một chút, hiểu việc hơn một chút, giao tiếp rõ ràng hơn một chút là đã tiến bộ rất nhiều rồi.
Làm việc từ xa hiệu quả là một kỹ năng có thể rèn được. Và khi kỹ năng đó vững dần, bạn sẽ không chỉ làm việc tốt hơn mà còn thấy nghề này phù hợp với bản thân, có lộ trình rõ ràng, và đáng để đi đường dài cùng nó. Những kỹ năng cốt lõi của trợ lý từ xa để làm tốt công việc
